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VAT Refund LU

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Table des matières


Informations générales et liens

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Accès au système VAT Refund

  • L'assujetti établi au Luxembourg nécessite obligatoirement un accès au système VAT Refund pour

    • introduire une demande de remboursement en son nom et pour son compte,

    • donner un mandat électronique à un autre assujetti pour introduire une demande de remboursement en son nom et pour son compte.

  • Un représentant (mandataire) d'un assujetti établi au Luxembourg nécessite obligatoirement un accès au système VAT Refund pour

    • introduire une demande de remboursement en nom de son client et pour le compte de son client, dûment mandaté par un mandat électronique,

    • introduire une demande de remboursement en son nom et pour son compte, s'il est établi au Luxembourg,

    • donner un mandat électronique à un autre assujetti pour introduire une demande de remboursement en son nom et pour son compte, s'il est établi au Luxembourg.

  • Vu que l'administration luxembourgeoise doit vérifier l'identité de l'utilisateur connecté et vérifier si l'utilisateur est autorisé à représenter l'assujetti, demandeur d'un remboursement de la TVA, envers l'Etat membre du remboursement, ainsi que celle de l'utilisateur représentant l'assujetti demandant un remboursement de la TVA au nom et pour le compte d'un assujetti établi à Luxembourg, une authentification par certificat électronique légalement reconnu s'impose. De même, un mandat électronique implique de vérifier l'identité de l'utilisateur établissant ce document.

  • Le représentant n'a pas l'obligation d'être établi au Luxembourg. Un représentant établi endehors du Luxembourg n'a pas besoin de s'immatriculer à la TVA luxembourgeoise pour ses activités de représentant dans le cadre du système VAT Refund.

  • Il est rappellé que l'utilisation d'un certificat (professionnel) est strictement personnelle et non transférable, ni en permanence, ni temporairement. L'utilisation d'un certificat (professionnel) d'une autre personne physique, même au sein de la même société ou d'une même famille, est interdit par la loi et des sanctions pénales sont prévues en cas d'inobservation de cette interdiction. Plus d'informations.

  • L'accès au système VAT Refund donne également accès au système eTVA. Pour toute question concernant l'accès au système VAT Refund, consultez les informations concernant l'accès au système eTVA.

  • Le helpdesk eTVA ne créera plus aucun accès les 7 jours calendrier qui précèdent le jour de l'échéance pour l'introduction d'une demande de remboursement. Il est de la responsabilité de l'assujetti et de son représentant d'effectuer toutes les démarches requises en temps utile afin de pouvoir procéder à l'introduction d'une demande VAT Refund dans le délai fixé par la directive.

    La priorité du helpdesk eTVA pendant les 7 jours calendrier qui précèdent le jour de l'échéance est de guider les utilisateurs ayant introduit une demande d'accès complète, conforme et en temps utile dans l'activation de leur accès au système eTVA et au système VAT Refund ainsi que de les guider dans l'accomplissement des différentes démarches électroniques offertes par ces applications en ligne. Toutefois, il faut envisager que le helpdesk eTVA sera beaucoup sollicité pendant cette période et une assistance rapide ne peut être garantie. Plus d'informations.

    Toute demande d'accès complète et conforme respecte les consignes suivantes:

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Délai de dépôt de la demande de remboursement

  • Base légale: Article 15 de la Directive 2008/9/CE et la transposition en loi nationale.

  • La demande de remboursement est à introduire auprès de l’État membre d’établissement au plus tard le 30 septembre de l’année civile qui suit la période du remboursement.

    Exemple: Le délai pour déposer la demande concernant la période de remboursement de l'année 2011 est le 30 septembre 2012.

    La date de dépôt auprès de l'Etat membre d'établissement est prise en compte.

  • Prenez note que l'obtention d'un certificat professionnel LuxTrust ou la prolongation de la validité de votre certificat et la création d'un accès aux systèmes eTVA et VAT Refund nécessitent un certain temps.

  • N'attendez pas le dernier moment pour déposer votre demande de remboursement afin de ne pas vous pénaliser par le moindre problème.

  • Le portail national pour les assujettis établis au Luxembourg accepte des demandes de remboursement concernant les périodes de remboursement relatives aux récentes années précédentes. Si ces demandes remplissent les conditions de la directive 2008/9/CE et spécifiquement celles de l'article 18, elles seront transmises à l'Etat membre du remboursement concerné. Il appartient donc à l'Etat membre du remboursement de décider d'accepter une demande déposée après le délai prévu par l'article 15 de la directive auprès de l'Etat membre d'établissement. L'administration luxembourgeoise ne dispose pas d'informations complémentaires à ce sujet. Adressez-vous aux autorités de l'Etat membre du remboursement pour des informations à ce sujet.

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Consignes

Les utilisateurs sont invités de suivre les recommandations de l'administration en ce qui concerne
  1. l'adresse e-mail dans le profil de la société,

  2. de l'obligation de disposer d'un code NACE,

  3. de l'utilisation des sous-codes suivant les préférences de l'Etat membre du remboursement.

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La première utilisation du système VAT Refund

  • Avant de faire votre première demande de remboursement ou avant de donner un mandat, accédez la partie configuration et complétez le profil de votre société, notamment les coordonnées et la relation bancaire utilisée pour le remboursement. Cette fonction est réservée au gestionnaire principal et aux gestionnaires de votre compte eTVA.

    Plus d'informations sont disponibles à l'aide en ligne relative à la gestion des mandats.

    Vu que l'Etat membre du remboursement vous contactera très probablement par courrier électronique, donnez préférence à indiquer une adresse e-mail générique du type 'compta@societe.lu' au lieu d'une adresse 'prenom.nom@societe.lu'. En cas de départ de cette personne, votre société ne sera plus joignable électroniquement. Pour plus d'informations, contactez l'administrateur de votre serveur de messagerie électronique.

    Informations sur les courriers électroniques envoyés le par Grand-Duché de Luxembourg en tant que Etat membre d'établissement.

  • L'indication de votre activité économique de votre société sous forme du code NACE est obligatoire. Les codes NACE utilisés par VAT Refund sont fixés par le bureau d'imposition compétent sur base des indications faites au STATEC et sur base des constations du bureau d'imposition relatives à votre activité économique.

    Toute question au sujet des codes NACE applicables à votre société est à adresser au le bureau d'imposition compétent pour votre dossier.

    Recherche Code NACE proposée par guichet.lu

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Mandats et représentants

  • Pour donner un mandat à une autre société, accédez à l'onglet 'Mandataires' introduisez votre mandataire. Il suffit d'indiquer son numéro d'identification à la TVA luxembourgeoise. Si votre mandataire n'effectue pas d'opérations imposables au Grand-Duché de Luxembourg, demandez lui son numéro d'identification fictif commençant par 'LU99'.

    La fonction de gestion des mandats est réservée au gestionnaire principal et aux gestionnaires de votre compte eTVA.

  • En tant que mandatant, vous avez la possibilité de requérir toujours le remboursement au compte de votre société. Ce choix est à prendre lors de la création du mandat électronique.

  • Un mandat d'un assujetti établi au Luxembourg n'est pas suspectible d'être délégué à un autre mandataire autre que le représentant de l'assujetti désigné dans le mandat électronique.

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Saisie d'une demande de remboursement

Cette information s'adresse aux assujettis établis au Luxembourg et à leurs représentants.

  • Depuis le 1er avril 2011, plusieurs Etats membres du remboursement n'acceptent plus des demandes de remboursement contenant des transactions économiques avec des numéros de factures identiques pour un fournisseur.

    Par transaction économique, on peut comprendre aussi bien une facture qu'une acquisition d'une facture.

    Or, en saissant le détail de la facture sous forme de deux ou plusieurs acquisitions, votre demande de remboursement contient plusieurs transactions économiques avec un même numéro de facture.

    • Si la facture ne contient qu'une seule acquisition, la saisie de la facture se fait de manière traditionnelle.

    • Si la facture contient plusieurs acquisitions qui sont tous de la même catégorie et sous-catégorie de biens: Regroupez toutes ces acquisitions et considérez-les comme une acquisition unique.

    • Si la facture contient plusieurs acquisitions de types différentes ou à des taux TVA différents, il faut saisir les factures de la manière suivante:

      • Dans le champ Montant hors taxe, indiquez le montant total hors taxe de la facture qui constitue la base d'imposition (la somme des montants hors taxes des biens et services soumis à la TVA, hors biens et services exonérés).

      • Dans le champ Montant TVA, indiquez le montant total de la TVA acquittée pour la facture.

      • Dans les champs Code du bien et Sous-code des biens, indiquez les codes et, si nécessaire, les sous-codes des biens et services sousmis à la TVA (hors biens et services exonérés). Plus d'informations sous Préférences des Etats membres.

  • Tenez lieu des préférences de l'Etat membre du remboursement. Plus d'informations.

    • Certains Etats membres requirent une description plus détaillée des biens acquis.

    • Certains Etats membres requierent l'envoi des factures scannées (limitées à 5 MB pour toutes les factures). Pour votre convivialité, numérisez toutes les factures dans un fichier PDF avec une résolution de 200 dpi et ajoutez le fichier à la première ou à la dernière acquisition. Si les factures numérisés dépassent la taille maximale autorisée, même après avoir été numérisées avec la résolution minimale, contactez l'Etat membre du remboursement concernant la transmission des factures ou bien consultez le vademecum, question 14, de l'Etat membre du remboursement.

  • Préférez à introduire 4 demandes de remboursement par Etat membre couvrant un trimestre complet au lieu d'introduire une très grande demande de remboursement par Etat membre couvrant l'année civile complète. Veuillez observer le montant minimal de 400 € (ou l'équivalent en devise nationale de l'Etat membre du remboursement) de TVA remboursable par demande de remboursement ne couvrant pas une année civile complète.

  • Le taux de proportion déductible (EN: Deductible proportion rate, DE: Pro-rata Satz) ne concerne que les assujettis effectuant des opérations exonérées au Luxembourg. Les autres assujettis laissent cette case vide ou bien indiquent un taux de 100%. Ce taux n'est pas le taux de TVA.

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Défauts du portail et problèmes connus

  • Cette liste est actuellement vide.

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Portail

Avant d'accéder au portail VAT Refund, il est important d'avoir lu les chapitres suivants:

Accédez le portail VAT Refund pour déposer vos demandes de remboursement et visualiser l'état de vos demandes de remboursement.

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Helpdesk

L'Administration de l'Enregistrement et des Domaines opère deux helpdesks:

Aide concernant la procédure de remboursement

Le helpdesk VAT Refund peut répondre

  • aux assujettis établis à Luxembourg: concernant la transmission de votre demande de remboursement vers l'Etat membre du remboursement,

  • aux assujettis établis dans un autre Etat membre: concernant le traitement de votre demande de remboursement.

Bureau d'imposition 11

Téléphone: (+352) 247 80700

E-mail: vatrefund@en.etat.lu

Aide concernant l'accès au portail VAT Refund

Le helpdesk eTVA gère les accès aux systèmes eTVA et VAT Refund.

La non disponibilité du helpdesk eTVA est annoncée sur la page d'information eTVA.

Plus d'informations: FAQ - Informations utiles et réponses aux questions fréquentes liées aux systèmes eTVA et VAT Refund

Helpdesk eTVA

Téléphone: (+352) 247 80500

E-mail: etva@en.etat.lu



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