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VAT Refund LU

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Drapeau anglais Altough the Luxembourg VAT Refund portal is available in English, this information will only be available in French and German language.



Inhaltsverzeichnis


Zugang zum VAT Refund System

  • Ein in Luxemburg ansässiger MwSt.-Pflichtiger benötigt obligatorisch einen Zugang zum VAT Refund System um

    • einen Erstattungsantrag in eigenem Namen und für eigene Rechnung einzureichen,

    • ein elektronisches Mandat an einen anderen MwSt.-Pflichtigen zu erteilen damit dieser einen Erstattungsantrag in seinem Namen und für seine Rechnung einreichen kann.

  • Ein Bevollmächtigter eines in Luxemburg ansässigen MwSt.-Pflichtigen benötigt obligatorisch einen Zugang zum VAT Refund System um

    • einen Erstattungsantrag im Namen und für Rechnung seines Kunden einzureichen, falls er durch ein elektronisches Mandat beauftragt ist,

      einen Erstattungsantrag in eigenem Namen und für eigene Rechnung einzureichen, falls er selbst in Luxemburg ansässig ist,

    • ein elektronisches Mandat an einen anderen MwSt.-Pflichtigen zu erteilen damit dieser einen Erstattungsantrag in seinem Namen und für seine Rechnung einreichen kann, falls er selbst in Luxemburg ansässig ist.

  • Da die luxemburgische Verwaltung sowohl die Identität des Benutzers sowie dessen Erlaubnis den antragstellenden MwSt.-Pflichtigen zu vertreten gegenüber dem Mitgliedstaat der Erstattung überprüfen muss, als auch diejenige des MwSt.-Pflichtigen welcher einen Antrag im Namen und für Rechnung eines anderen in Luxemburg ansässigen MwSt.-Pflichtigen stellt, ist eine Authentifizierung durch ein gesetzlich anerkanntes elektronisches Zertifikat unabdingbar. Dies ist ebenfalls anwendbar für die Überprüfung der Identität des Benutzers welche ein elektronisches Mandat ausstellt.

  • Der Bevollmächtigte braucht nicht in Luxemburg ansässig zu sein. Ein in einem anderen Mitgliedstaat ansässiger MwSt.-Pflichtiger braucht sich nicht für seine Tätigkeit als Bevollmächtigter im Rahmen des VAT Refund Systems in Luxemburg als MwSt.-Pflichtiger einzuschreiben.

  • Es sei erinnert, dass die Benutzung eines (professionellen) Zertifikats strikt persönlich ist und nicht übertragbar ist, weder dauerhaft, noch zeitweise. Die Benutzung eines (professionellen) Zertifikats einer anderen natürlichen Person, auch innerhalb einer Firma oder innerhalb der Famille, ist gesetzlich untersagt und strafrechtliche Massnahmen sind für Zuwiderhandlungen vorgesehen. Mehr Informationen.

  • Der Zugang zum VAT Refund System ermöglicht ebenfalls den Zugang zum eTVA System. Für alle Fragen bezüglich des Zugangs zum VAT Refund System, beachten Sie bitte die Informationen betreffend den Zugang zum eTVA System.

  • New Der Helpdesk eTVA wird keine Zugänge während den 7 Kalendertagen vor der Frist zur Einreichung des Erstattungsantrags erstellen. Es obliegt der Verantwortung des MwSt.-Pflichtigen und seines Vertreters die nötigen Vorkehrungen rechtzeitig zu treffen um den Erstattungsantrag fristgerecht einreichen zu können.

    Die Priorität des Helpdesks eTVA während den 7 Kalendertagen vor der Frist zur Einreichung des Erstattungsantrags ist die Hilfestellung an jene Benutzer, welche rechtzeitig einen vollständiger und konformen Zugangsantrag gestellt haben, um sie bei der Aktivierung des Zugangs und bei der Erledigung der verschiedenen elektronischen Vorgänge, welche die die Online-Anwendung angeboten werden, zu unterstützen. Mehr Informationen.

    Jeder vollständiger und konformer Zugangsantrag beachtet folgende Regeln:

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Frist zur Einreichung des Erstattungsantrags

  • Gesetzliche Basis: Artikel 15 der Richtlinie 2008/9/EG und die Transposition in die nationale Gesetzgebung.

  • Der Erstattungsantrag muss dem Mitgliedstaat, in dem der Steuerpflichtige ansässig ist, spätestens am 30. September des auf den Erstattungszeitraum folgenden Kalenderjahres vorliegen.

    Beispiel: Die Einreichungsfrist für den Erstattungszeitraum des Jahres 2011 endet am 30. September 2012.

    Das Datum der Einreichung beim Ansässigkeitsmitgliedstaates ist ausschlaggebend.

  • Beachten Sie, dass die Erlangung eines professionnellen Zertifikats oder die Verlängerung der Gültigkeit Ihres Zertifikats und die Erstellung eines Zugangs zum den Systemen eTVA und VAT Refund eine gewisse Vorlaufzeit benötigt.

  • Warten Sie nicht den letzten Moment ab damit Sie nicht beim kleinsten Problem in Verzug geraten.

  • Das nationale Portal für in Luxemburg ansässige MwSt.-Pflichtige erlaubt die Einreichung von Erstattungsanträgen für Erstattungzeiträume betreffend kürzlich vergangener Jahren. Falls diese Anträge die Bedingungen der Richtlinie 2008/9/EG erfüllen, insbesonderes von Artikel 18, wird der Antrag an den betreffenden Erstattungsmitgliedstaat übermittelt. Die Entscheidung der Erstattung eines Antrags, welcher nach der im Artikel 15 der Richtlinie angegebenen Frist beim Ansässigkeitsmitgliedstaats eingereicht wurde, liegt allein beim Erstattungsmitgliedstaat. Die luxemburgische Verwaltung kann hierzu keine Informationen erteilen. Für weitere Auskünfte diesbezüglich, wenden Sie sich an die Behörden des Erstattungsmitgliedstaats.

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Allgemeine Informationen und Links

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Anweisungen

Die Benutzer sind aufgefordert die Empfehlungen der Verwaltung zu beachten betreffend
  1. die Mitteilung welche vor dem Zugang zum Portal angezeigt wird,

  2. der Eingabe der Rechnungen,
  3. der E-Mail Adresse im Firmenprofil,

  4. der Pflicht einem NACE Code zugeordnet zu sein,

  5. der Benutzung von Sub-Codes gemäss den Präferenzen des Mitgliedstaats der Erstattung,

  6. der Beigabe von gescannten Rechnungen. Falls der Mitgliedstaat der Erstattung in seinen Präferenzen angibt, dass keine Rechnungen beim Antrag nötig sind, ist dies zu beachten.

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Das erste Mal

  • Bei der ersten Verbindung eines Benutzers, wird eine automatische Registrierung des Benutzers durch das System VAT Refund vorgenommen. Befolgen Sie die Anweisungen am Bildschirm.

  • Vor Eingabe Ihres ersten Erstattungsantrags oder vor der Erteilung einer Vollmacht, wählen Sie die Konfiguration des Portals und vervollständigen Sie das Profil Ihrer Firma, insbesonders Ihre Anschrift und die Bankdaten welche für die Erstattung benutzt werden. Diese Funktion ist dem Hauptzugangsverwalter des eTVA Kontos vorbehalten.

    Detaillierte Benutzeranleitung zur Angabe Ihrer E-Mail Adresse und zur Erteilung einer Vollmacht pdf (88 KB)

    Der Mitgliedstaat der Erstattung wird Ihre Firma wahrscheinlich per E-Mail benachrichtigen. Geben Sie deshalb vorzugsweise eine E-Mailadresse der Form 'buchhaltung@firma.lu' an anstatt 'vorname.name@firma.lu'. Falls diese Person Ihre Firma verlässt, ist Ihre Firma elektronisch unerreichbar. Für mehr Informationen, wenden Sie sich an Ihren Mailserver-Administrator.

    Informationen zu den vom Grossherzogtum Luxemburg als Mitgliedstaat der Ansässigkeit gesendeten E-Mails.

  • Die Angabe der wirtschaftlichen Tätigkeit Ihrer Firma in Form des NACE Codes ist obligatorisch. Falls Sie einen solchen Code beantragen möchten oder ihn aktualisieren möchten, wenden Sie sich an den STATEC, service du repértoire des entreprises, per Telefon an 2478-4249 und 2478-4389.

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Mandate und Bevollmächtigte

  • Um eine Vollmacht einer anderen Firma zu erteilen, wählen Sie die Konfiguration des Portals und den Tabulator 'Bevollmächtigte' und geben Sie Ihren Bevollmächtigten ein. Dazu benötigten Sie seine luxemburgische MwSt.-Identifikationsnummer. Falls Ihr Bevollmächtigter keine im Grossherzogtum Luxemburg der MwSt. unterliegenden Operationen tätigt, erfragen Sie seine fiktive MwSt.-Identifikationsnummer beginnend mit 'LU99'.

  • Als Vollmachtgebender verfügen Sie über die Möglichkeit die Erstattung auf Ihr Firmenbankkonto zu verlangen. Diese Wahl ist bei der elektronischen Vollmachterteilung zu treffen.

  • Ein Mandat eines in Luxemburg ansässigen MwSt.-Pflichtigen kann nicht an einen weiteren Bevollmächtigten, ausser den im Mandat angebenen Bevollmächtigten, abgetreten werden.

  • Detaillierte Benutzeranleitung zur Angabe Ihrer E-Mail Adresse und zur Erteilung einer Vollmacht pdf (88 KB)

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Erstellung eines Erstattungsantrags

Die Informationen richten sich an in Luxemburg ansässige Mehrwertsteuerpflichtige und an ihre Bevollmächtigten.

  • New Artikel 9 der Richtlinie 2008/9/EG definiert die Kennziffern (Code) der verschiedenen Gegenstände und Dienstleistungen. Diese Codes gemäss den Vorgaben der Erstattungsmitgliedstaaten gemäss der Verordnung (EG) Nr. 1174/2009 der Kommission unterteilt. Der Hauptcode ist im Portal VAT Refund im Feld 'Code' anzugeben. Der Teil des Sub-Codes ist im Feld 'Sub-Code' anzugeben ohne der Hauptcode zu wiederholen.

    Beispiel: Dieselbetankung in Frankreich eines PKW's. Gemäss den Präferenzen von Frankreich entspricht dieser Gegenstand dem Code/Sub-Code 1.2.2.

    1. FuelCode = 1
    1.2 Fuel for means of transport with a mass less than or equal to 3'500 kg other than means of transport for paying passengers
    1.2.2 DieselSub-code = 2.2

    Verschiedene Mitgliedstaaten lehnen aus formalen und technischen Gründen alle Erstattungsanträge ab welche einen oder mehrere gemäss der vorgegeben Präferenzen ungültige Codes und Sub-Codes enthalten. Es obliegt der Verantwortung des Mehrwertsteuerpflichtigen die Gesetzgebung und die Präferenzen des Erstattungsmitgliedstaates ze beachten.

    Seit der Version v6.5.0, zeigt das Portal eine Auswahlliste mit allen durch Verordnung (EG) Nr. 1174/2009 der Kommission vorgegebenen Codes und Sub-Codes an.

  • Seit dem 1. April 2011, lehnen verschiedene Erstattungsmitgliedstaaten Erstattungsanträge ab, welche mehrere wirtschaftliche Transaktionen mit gleicher Rechnungsnummer eines Lieferanten enthalten.

    Unter wirtschaftlicher Transaktion, kann man sowohl eine Rechnung als auch einen Erwerb der Rechnung verstehen.

    Sobald Sie die Details einer Rechnung in Form von zwei oder mehreren Erwerbe angeben, enthält Ihr Erstattungsantrag mehrere wirtschaftliche Transaktionen mit gleicher Rechnungsnummer.

    • Falls die Rechnung nur einen Erwerb enthält, kann die Eingabe der Rechnung auf normalen Weg erfolgen.

    • Falls die Rechnung mehrere Erwerbe mit gleichem Waren-Code und Waren-Subcode enthält: Fassen Sie die verschiedenen Erwerbe zusammen und betrachten Sie sie als Einzelerwerb.

    • Falls die Rechnung mehrere Erwerbe mit verschiedenen Waren-Codes oder MwSt.-Sätzen enthält, ist die Eingabe folgenderweise vorzunehmen:

      • Im Feld Nettobetrag, geben Sie den besteuerbaren Gesamtnettowarenwert der Rechnung ein (ohne die MwSt.-befreiten Waren und Dienstleistungen).

      • Im Feld MwSt.-Betrag, geben Sie den Gesamt-MwSt.-Betrag der Rechnung ein.

      • Im Feld Waren-Code und Waren-Subcode, geben Sie die Codes und, falls erforderlich, die Subcodes der besteuerbaren Waren und Dienstleistungen (ohne die MwSt.-befreiten Waren und Dienstleistungen) an. Mehr Informationen unter Präferenzen der Mitgliedstaaten.

  • Beachten Sie die Präferenzen des Mitgliedstaats der Erstattung. Mehr Informationen.

    • Verschiedene Mitgliedstaaten verlangen eine detaillierte Beschreibung der erworbenen Waren.

    • Verschiedene Mitgliedstaaten verlangen das Senden von gescannten Rechnungen (beschränkt auf 5 MB für alle Rechnungen). Zur Ihrer Bequemlichkeit, scannen Sie alle Rechnungen in eine PDF Datei mit einer Auflösung von 200 dpi und fügen Sie die Datei an den ersten oder letzten Erwerb an. Falls die gescannten Rechnungen die maximal erlaubte Grösse überschreiten, sogar bei Benutzung der minimalen Auflösung, kontaktieren Sie den Erstattungsmitgliedstaat bezüglich der Übermittlung der geforderten Rechnungen oder beachten Sie den Vademecum, Frage 14, des Erstattungsmitgliedstaats.

  • Bevorzugen Sie 4 Erstattungsanträge pro Mitgliedstaat einzureichen welche sich jeweils auf ein ganzes Trimester geziehen anstatt einen sehr grossen Erstattungsantrag pro Mitgliedstaat betreffend ein ganzes Ziviljahr einzureichen. Beachten Sie den Mindestbetrag von 400 € (oder der Gegenwert in der nationalen Währung des Mitgliedstaats der Erstattung) für die erstattbare Mehrwertsteuer für Erstattungsanträge welche nicht ein komplettes Ziviljahr betreffen.

  • Der Pro-rata Satz (EN: Deductible proportion rate, FR: taux de proportion déductible) betrifft nur diejenigen MwSt.-Pflichtigen welche Operationen in Luxemburg ausführen welche nicht der MwSt.-Steuer unterliegen. Die anderen MwSt.-Pflichtigen lassen dieses Feld leer oder fügen den Wert 100% ein. Der Pro-rata Satz ist nicht der MwSt.-Steuersatz.

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Mängel des Portals und bekannte Probleme

  • Das Portail funktionniert nicht richtig mit Microsoft Internet Explorer 6. Die Verwaltung empfiehlt in der Microsoft Windows Umgebung Microsoft Internet Explorer 7 oder höher, oder Mozilla Firefox 3 oder höher zu benutzen. Mehr Informationen zur Konfiguration der Internetnavigatoren.

  • Der Bevollmächtigte kann nur während der Dauer des Mandats Erstattungsanträge seiner Mandaten bearbeiten. Nach Ablauf des Mandats, kann nur der Mehrwertsteuerpflichtige den Erstattungsantrag anzeigen. Ein neues Mandat, nachfolgend oder nicht zum ursprünglichen Mandat, erlaubt dem Bevollmächtigten nicht Erstattungsanträge anzuzeigen welche mit einem früheren Mandat erstellt wurden. Die Mandatsdauer ist also dementsprechend auszuwählen.

  • Status code: 500 ... NoSuchMethodException beim Betätigen der Schaltfläche Summary > auf der Seite Application Details (1. Seite eines neuen Antrags) oder beim Betätigen der Schaltfläche Add zum Hinzufügen eines Erwerbs zu einem Antrag

    • Stellen Sie sicher, dass Sie das Portal über den Link in der Rubrik Portal (http://www.aed.public.lu/vatrefund/taxpayer-lu-de.html#portal) benutzen. Eventuell ist Ihr Bookmark oder Favorit zu aktualisieren.

    • Überprüfen Sie ob JavaScript in Ihrem Internetbrowser aktiviert ist.

    • Der Internetbroser muss für die Benutzung der englischen, deutschen oder französischen Sprache ausgelegt sein. Dies betrifft hauptsächlich diejenigen Benutzer dessen Rechner in einer anderen Sprache eingerichtet wurde.

      Bei Microsoft Internet Explorer befindet sich diese Einstellung unter Internet Options, Ansicht General, Schaltfläche Languages.
      Bei Mozilla Firefox, befindet sich diese Einstellung unter Tools, Options, Ansicht Content, Abschnitt Languages.

      Alternativ zur Browserkonfiguration, wählen Sie explizit eine Sprache im Portal VAT Refund aus.

    • Benutzen Sie niemals die Navigationsschaltflächen des Internetbrowsers (vorherige Seite / folgende Seite). Benutzen Sie immer die Navigationsschaltflächen von VAT Refund.

  • Status code: 500 ... NullPointerException: Diese Fehler werden automatisch von der Anwendung an die Verwaltung gemeldet.

  • "Your digital ID name cannot be found by the underlying security system" error message when you send or open a digitally signed message in Outlook 2000

    Diese Fehlermeldung tritt hauptsächlich in Verbindung mit dem Produkt Microsoft Outlook 2000 auf. Microsoft hat hierzu einen Artikel veröffentlicht unter http://support.microsoft.com/kb/258527/en-us.

    Dieser Fehler tritt nicht bei anderen E-Mailanwendungen auf wie Mozilla Thunderbird, Webmail zu Microsoft Exchange 2003 Server, ... .

    Für in Luxemburg ansässige MwSt.-Pflichtige: Alle gesendeten E-Mails betreffen Ihre Erstattungsanträge. Der aktuelle Status Ihrer Erstattungsanträge ist im nationalen Portal einsehbar. Mehr Info.

    Für nicht in Luxemburg ansässige MwSt.-Pflichtige: Es obliegt Ihrer Verantwortung eine E-Mailanwendung zu benutzen welche zur den aktuellen Standards konform ist, insbesondere bezüglich der E-Mail mit digitaler Signatur. Die gesendeten Steuerbescheide gelten als ordnungsgemäss zugestellt. Ein nochmaliger Versand ist nicht möglich. Mehr Info.

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Portal

Bevor Sie sich zum VAT Refund Portal verbinden, ist es wichtig folgende Kapitel gelesen zu haben:

Starten Sie das Portal um Ihren Erstattungsantrag einzureichen und den Status Ihrer Anträge anzuzeigen

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Helpdesk

Die Administration de l'Enregistrement et des Domaines betreibt über zwei Helpdesks:

Hilfe bezüglich der Erstattungsprozedur

Der Helpdesk VAT Refund kann antworten

  • den in Luxemburg ansässigen MwSt.-Pflichtigen: betreffend der Weiterleitung Ihres Erstattungsantrags zum Erstattungsmitgliedstaat,

  • den in einem anderen Mitgliedstaat ansässigen MwSt.-Pflichtigen: betreffend der Bearbeitung Ihres Erstattungsantrags.

Bureau d'imposition 11

Telefon: (+352) 44 905 222

E-Mail: vatrefund@en.etat.lu

Hilfe bezüglich des Zugangs zum VAT Refund Portal

Der Helpdesk eTVA verwaltet die Zugänge zum eTVA und VAT Refund System.

Die Nichtverfügbarkeit des Helpdesk eTVA wird auf der eTVA Seite angekündigt.

Mehr Informationen: FAQ - Nützliche Informationen und Antworten zu den häufigsten Fragen zum eTVA und VAT Refund System

Helpdesk eTVA

Telefon: (+352) 44 905 777

E-Mail: etva@en.etat.lu



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