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Préchargement des demandes de remboursement par un fichier XML

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A) Généralités

Le préchargement des demandes de remboursement consiste à téléverser un fichier XML qui contient toutes les données nécessaires pour remplir des demandes de remboursement sans faire de la saisie manuelle. Le fichier XML est à créer par l'utilisateur à partir de son logiciel comptable qui détient déjà toutes les informations sur les factures suspectibles d'un remboursement de la TVA acquittée dans un autre Etat membre. Le format du fichier XML est fixé par l'administration.


B) Principe de fonctionnement

Le téléversement d'un fichier XML permet de créer des demandes de remboursement à partir des données contenues dans le fichier XML.

Un fichier XML peut contenir une ou plusieurs demandes de remboursement pour un ou plusieurs assujettis établis. Les autres types de demandes, à savoir la demande corrective de remboursement et la demande de modification du taux de proportion déductible, ne sont pas supportés.

Contrairement au système de dépôt des déclarations en matière de TVA, les demandes de remboursement créées ainsi ne sont pas déposées immédiatement. Si nécessaire, l'utilisateur peut adapter les informations de la demande de remboursement et ajouter des pièces jointes avant de procéder au dépôt de la demande de remboursement.

Il n'y aucune différence entre une demande de remboursement préchargée par fichier XML et une demande de remboursement saisie manuellement au portail VAT Refund. Pendant la phase du dépôt, les mêmes contrôles sont effectués.


C) Accès à la fonction du préchargement par un fichier XML

L'accès à cette fonction sera accordé par l'administration sur demande.

La demande est à formuler par le gestionnaire principal de l'accès eTVA de la société au helpdesk eTVA par courrier électronique. La décision lui sera communiquée par courrier électronique.

Si l'assujetti établi fait recours aux services d'un mandataire pour les demandes de remboursement, c'est le mandataire qui doit demander l'accès XML pour son propre accès au portail VAT Refund. L'assujetti établi n'a pas besoin d'un accès à cette fonction pour faire le suivi des demandes de remboursement gérées par son mandataire en son nom et pour son compte.


D) Téléverser un fichier XML

Le téléversement (upload) d'un fichier XML se fait sous l'onglet Import XML. Cet onglet n'est affiché qu'après avoir obtenu l'accès à la fonction.

Un indicateur de fiabilité de l'utilisation mesure la qualité des fichiers téléversés. Il est diminué en fonction de l'erreur contenue dans le fichier téléversé. L'administration tolère un certain nombre d'erreurs, toutefois ne communique aucun détail sur le mode de calcul de l'indicateur de fiabilité de l'utilisation.

Suite à un téléversement d'un fichier exempt d'erreurs après une période prolongée de téléversement de fichiers exempts d'erreurs ou après une période prolongée sans téléversement de fichiers, l'indicateur de fiabilité de l'utilisation est remis à la valeur initiale de 100%.

Si l'indicateur de fiabilité de l'utilisation atteint la valeur de 0%, l'accès au bouton Importer fichier XML est bloqué automatiquement pour éviter tout téléversement de fichiers XML supplémentaires erronés. L'accès à l'onglet est maintenu pour visualiser la liste des fichiers téléversés.

Dans ce cas, une demande de déblocage de la fonction Importer fichier XML peut être formulée par le gestionnaire principal de l'accès eTVA de la société au helpdesk eTVA par courrier électronique en précisant de manière claire et détaillée les mesures prises par la société pour éviter le téléchargement de fichiers XML erronés au futur. L'administration se réserve le droit de révoquer définitivement l'accès à la fonction du préchargement par fichier XML en cas de récidivité ou en cas de mesures mises en oeuvre considérées insuffisantes. La décision lui sera communiquée par courrier électronique.

Observation: Le blocage temporaire ou définitif ne prive pas l'assujetti établi ou son mandataire de son droit d'introduire une demande de remboursement laquelle peut toujours se faire par saisie manuelle.


E) Suivi du traitement du fichier XML

Chaque fichier téléversé est repris au tableau de l'onglet Import XML qui renseigne le statut du fichier XML, le nombre de demandes contenues et le nombre d'assujettis établis concernés.

En cas d'erreur, le fichier est ignoré dans son entièrété et aucune demande de remboursement n'est créée.

Parmi des raisons du refus d'un fichier XML peuvent figurer:

  • Référence du fichier dupliquée

    Le fichier a déjà été téléversé. En cas de correction d'un fichier téléversé, il convient de générer un nouveau fichier avec une autre référence. La référence est une donnée interne du fichier XML et est indépendante du nom du fichier XML.

  • Accès non autorisé à l'assujetti

    L'entité légale de l'utilisateur ne dispose pas d'un mandat valable pour l'assujetti établi repris dans une demande de remboursement.

  • Assujetti non établi

    Le requérant de la demande de remboursement n'est pas un assujetti établi et ne dispose pas du droit d'introduire une demande de remboursement en son nom et pour son compte.

  • Devise invalide pour l'Etat membre

    La devise n'est pas applicable pour l'Etat membre du remboursement pour la période de remboursement.

  • Compte bancaire absent du profil de l'assujetti

  • Le numéro du compte bancaire ne figure pas dans le profil de la société de l'utilisateur.

  • Compte bancaire absent du profil du mandataire

    Le numéro du compte bancaire ne figure pas dans le profil de la société de l'utilisateur. Eventuellement le mandat de l'assujetti établi impose un autre numéro de compte bancaire.

  • Limite de demandes dépassée

    L'administration ne souhaite pas que l'utilisateur crée des demandes de remboursement à gogo sans qu'il ait l'intention de les déposer, notamment que l'utilisateur fasse un nombre considérable d'essais en téléversant chaque fois un nouveau fichier XML pour finaliser une demande de remboursement. Si après préchargement d'une demande de remboursement, l'utilisateur constate l'oubli d'une acquisition, il est recommandé de l'ajouter manuellement de manière interactive par le portail au lieu de générer un nouveau fichier XML pour le téléverser. De même, pour adapter la période de remboursement ou toute autre information de la demande de remboursement.

    Le nombre de demandes de remboursement créées par un utilisateur est limité. L'administration ne communique aucune information sur le nombre maximal à part que ce nombre est suffisamment élévé pour permettre une utilisation normale et raisonnable à tout assujetti établi et à tout mandataire.

Toutes ces erreurs ont un impact léger sur l'indicateur de fiabilité de l'utilisation.

Un fichier XML ne respectant pas la structure définie par l'administration a un impact important sur l'indicateur de fiabilité de l'utilisation et conduit rapidement au blocage temporaire du bouton Importer fichier XML.


F) Finalisation de la demande préchargée

Avant de procéder au dépôt d'une demande de remboursement, l'utilisateur doit vérifier la nécessité d'ajouter des pièces jointes.

Les mandataires doivent s'assurer additionnellement que le mandat reçu de leur client est toujours valable et que le numéro du compte bancaire indiqué à la demande de remboursement est conforme aux prescriptions du mandat reçu.


G) Informations liées


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Cette aide s'applique au portail VAT Refund à partir de la version 8.0.

Version de cette page: 2017-04-21-16



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