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Gestion des mandats

Vers le niveau supérieur

A) Généralités

La gestion des mandats permet

  • de consulter les mandats donnés et les mandats reçus;

  • de créer des mandats en faveur d'une autre société représentée par un dossier TVA;

  • de prolonger des mandats donnés;

  • de révoquer des mandats donnés.

La gestion des mandats est soumise aux règles suivantes:

  • Il est possible de créer plusieurs mandats pour la même période sous condition qu'il n'y ait qu'un seul mandat actif pour un même mandataire et pour une même date.

  • Le mandataire choisi doit disposer d'un accès au système VAT Refund.

  • Le mandataire ne peut pas déléguer son mandat à un tiers.

  • Les demandes gérées par les mandataires peuvent toujours être consultées par l'assujetti à travers son tableau de bord. Néanmoins, pour modifier une demande créée par le mandataire, non-encore déposée, il doit explicitement reprendre la demande en utilisant la fonction relative sur l'écran de la demande de remboursement.


B) Droits d'édition

Uniquement le gestionnaire principal et les gestionnaires du compte eTVA peuvent gérer les mandats de la société. L'utilisateur simple n'aura qu'un droit de consultation.

Voir aussi:


C) Ajouter un mandat

Il est possible d'ajouter plusieurs mandats pour des mandataires différents. Le système assure que chaque mandataire ne peut modifier que les demandes créées par lui.


C.1) Désignation du mandataire par son numéro de TVA

Pour attribuer un mandat, vous devez indiquer le dossier TVA principal du mandataire.

Si le mandataire change de numéro de TVA, c'est-à-dire si le numéro de son dossier TVA principal change, le mandat reçu n'a plus d'effet et il pert l'accès aux demandes créées pour le compte de son client.

Voir aussi:


C.2) Types de mandats

Chaque type de mandat, tant que le mandat est actif, c'est-à-dire non révoqué ni expiré, permet au mandataire de

  • créer des demandes au nom et pour le compte du mandant;

  • modifier ces demandes avant le dépôt;

  • déposer ces demandes;

  • consulter ces demandes après le dépôt;

  • consulter les décisions y relatives.

Il existe deux types de mandats:

  • le mandat simple

    Ce type de mandat ne dispose pas de droits supplémentaires. Il correspond au type de mandat connu dans le portail VAT Refund jusqu'à la version 7.1. L'accès est limité aux demandes créées par le mandataire pendant la période de validité du mandat sans pouvoir consulter les demandes de remboursement créées par l'assujetti ou par un autre mandataire.

  • le mandat général

    Ce type de mandat donne accès à toutes les demandes de l'assujetti et aux décisions y relatives, aussi bien aux demandes introduites dans le passé que ceux introduites au futur. Toutefois le mandataire ne peut que modifier les demandes créées par lui-même.

    Le mandat général est donc particulièrement intéressant en cas de changement de mandataire pour faire le suivi des demandes historiques. Vu que le mandataire général peut consulter les demandes historiques, il peut également créer des demandes correctives.

Vous pouvez à tout moment modifier le type de mandat en utilisant la fonction de modification du mandat. Il est donc possible de commencer avec un mandat simple et de le changer en mandat général en cas de besoin et ainsi de suite.

L'assujetti peut consulter toutes les demandes créées par le(s) mandataire(s), sans pouvoir les modifier. Toutefois l'assujetti dispose d'une fonction pour reprendre le contrôle d'une demande de remboursement non déposée créée par un mandataire.

Les demandes créées par un mandataire sont liées à son numéro de TVA. Si son mandat est révoqué ou a expiré, le mandataire perd cet accès. Néanmoins, l'accès peut être rétabli en prolongeant la date d'expiration et en réactivant le mandat ou en saisissant un nouveau mandat pour le numéro de TVA du mandataire.


C.3) Période de validité

Le mandat peut être créé pour une période déterminée ou indéterminée. Le mandat est actif entre la période indiquée (bornes incluses). La période ne peut commencer au passé, mais elle peut se situer au futur. Il est possible de prolonger un mandat à tout moment.

Si vous ne limitez pas la période de validité du mandat, le mandataire pourra agir en votre nom tant que votre société est active à la TVA, même si, par exemple, vous n'utiliseriez plus VAT Refund ou n'auriez plus accès à cause d'un certificat expiré.

La période de validité du mandat est indépendante de la période de remboursement d'une demande. Le mandataire peut créer des demandes de remboursement pour toute période de remboursement à laquelle l'assujetti est actif à la TVA.

La période de validité du mandat est également indépendante de la validité de l'accès de l'assujetti.

Le mandat est valide du jour de début de validité de 00:00:00 jusqu'au jour de fin de validité 23:59:59.

Le mandataire, de son côté, peut visualiser les mandats qu'il a reçu, afin de surveiller l'expiration de son mandat.


C.4) Options au niveau du compte bancaire

Chaque demande de remboursement doit contenir un compte bancaire auquel le remboursement de la TVA sera effectué par l'Etat membre du remboursement. Le compte bancaire doit appartenir soit à l'assujetti soit au mandataire.

Pour chaque mandat, le mandant a deux choix:

  • Compte bancaire fixé par le mandat

    Lors de la création d'une nouvelle demande, le mandataire ne peut pas modifier le compte bancaire auquel le remboursement de la TVA sera effectué par l'Etat membre du remboursement.

    Le compte bancaire défini au mandat est indépendant de la liste des comptes bancaires du profil société de l'assujetti.

    En plus, le dépôt d'une demande par le mandataire n'est possible que si le compte bancaire de la demande correspond au compte bancaire fixé par le mandat.

  • Compte bancaire au libre choix du mandataire

    Lors de la création d'une nouvelle demande, le mandataire peut choisir librement le compte bancaire parmi les comptes bancaires définis au profil société.

Le choix du compte bancaire ne peut plus être modifié après création du mandat. Pour modifier le compte bancaire, il faut d'abord révoquer le mandat et créer un nouveau mandat reprenant le nouveau compte.

Voir aussi:


D) Révoquer un mandat

L'accès du mandataire aux demandes du mandant est supprimé. La suppression devient effective qu'après prise en compte par l'application en fonction des contraintes techniques.

Un mandat révoqué peut être réactivé en cas de besoin, il n'est pas nécessaire de recréer le mandat.


E) Prolonger un mandat

Il est possible de prolonger un mandat actif ou même expiré en modifiant sa date de fin de validité tout en respectant les contraintes de chevauchement avec d'autres mandats actifs en faveur du mandataire concerné.


F) Limiter la période d'un mandat

La nouvelle date de fin de validité du mandat doit être une date postérieure ou égale à la date du jour. Pour supprimer l'accès du mandataire aux demandes le jour même, il est nécessaire de révoquer le mandat.


G) Supprimer un mandat

Il n'est pas possible de supprimer un mandat, il doit être révoqué par l'assujetti. Aussi un mandat devenant actif au futur (période de validité se situant au futur) peut être révoqué si on veut éviter qu'il devienne actif.


H) Mandats reçus

Le mandataire peut consulter les mandats reçus par un assujetti. Le mandataire ne peut pas modifier les mandats reçus.


I) Questions et réponses


I.1) Comment changer le mandataire ?

Pour passer le travail d'un mandataire à un autre, l'assujetti a plusieurs options en fonction de ses besoins:

  • le nouveau mandataire reprend toute l'activité de l'ancien à partir d'une date X. L'ancien mandataire ne devrait plus y avoir accès.

    Dans ce cas de figure, l'ancien mandat est délimité dans le temps (période de validité) respectivement révoqué immédiatement, en fonction des besoins. Un nouveau mandat est créé pour le nouveau mandataire. Pour permettre au nouveau mandataire de suivre les demandes du précédent mandataire, son type de mandat doit être mandat général.

  • l'ancien mandataire continue à suivre les demandes créées par lui et le nouveau mandataire traite les demandes à partir de la date X.

    Dans ce cas de figure, l'ancien mandat (simple) n'est pas révoqué, afin de lui permettre d'accéder à ses demandes. Un nouveau mandat est créé pour le nouveau mandataire. Le système assure que le mandataire disposant d'un mandat simple ne peut accéder qu'aux demandes créées par lui. Néanmoins, le système n'empêche pas que l'ancien mandataire continue à créer des demandes.


  • I.2) Est-ce qu'il faut révoquer explicitement un mandat expiré ?

    Il est recommandé de révoquer un mandat, même s'il a expiré. Ceci évite que le mandat soit réactivé par erreur en prolongeant la période de validité du mandat.


    I.3) Le mandataire change de numéro intracommunautaire d'identification à la TVA. Est-ce que le mandat est impacté ?

    Oui. Les mandats sont liés au numéro intracommunautaire d'identification à la TVA (dossier principal) du mandataire. Après le changement de celui-ci, le mandataire n'a plus accès aux demandes créées sous l'ancien numéro intracommunautaire d'identification à la TVA. Pour continuer à profiter des services du mandataire, l'assujetti peut révoquer le mandat existant pour ce mandataire et il doit donner un nouveau mandat au mandataire en reprenant son nouveau numéro intracommunautaire d'identification à la TVA. Pour donner accès au mandataire à ses anciennes demandes, le type mandat général doit être choisi. Néanmoins, vu que son numéro de TVA a changé, il ne peut pas modifier les anciennes demandes, toutefois il pourra faire une copie de la demande de remboursement et la finaliser.


    I.4) Est-ce qu'un changement de forme juridique impacte les mandats ?

    En cas de changement de forme juridique, l'assujetti reçoit un nouveau numéro d'identification national (matricule) et un nouveau numéro intracommunautaire d'identification à la TVA lui est assigné par l'administration, c'est-à-dire un nouveau dossier TVA lui est ouvert. En vue de gérer les demandes de remboursement pour les deux dossiers TVA, veuillez vous reporter au chapitre Dossier TVA et dossier TVA secondaire d'une société de l'aide sur le profil société.

    Les mandats donnés sous l'ancien numéro intracommunautaire d'identification à la TVA gardent leur validité. Toutefois, il peut s'avérer utile de donner également pouvoir au mandataire pour le nouveau dossier TVA moyennant un nouveau mandat.

    Les mandats reçus sous l'ancien numéro intracommunautaire d'identification à la TVA perdent leur validité car seulement le nouveau numéro intracommunautaire d'identification à la TVA, c'est-à-dire celui du dossier TVA principal, est pris en considération. Il s'avère utile que le mandataire contacte ses clients en vue d'obtenir un nouveau mandat pour tous les dossiers TVA de ses clients en faveur du nouveau numéro intracommunautaire d'identification à la TVA.

    Voir aussi:


    I.5) Mon mandataire ne peux plus accéder aux demandes, ni créer des nouvelles pour mon compte.

    Pour trouver la source du problème, le mandataire peut accéder à sa gestion des mandats afin de vérifier le statut et la période de validité du mandat reçu par l'assujetti. L'assujetti peut aussi consulter la liste des mandats donnés.

    Il se peut que son mandat ait expiré. Dans ce cas, l'assujetti doit le prolonger.

    Si le numéro intracommunautaire d'identification à la TVA du mandataire a changé ou son type de dossier a changé vers dossier TVA secondaire, les mandats deviennent aussi obsolètes et l'assujetti doit redonner son mandat pour le dossier TVA principal du mandataire.


    I.6) L'assujetti ne peut plus accéder à l'application et à ses demandes, est-ce que le mandataire le peut encore ?

    Oui. Tant que le mandataire a accès à l'application et dispose d'un mandat valide, il peut créer des demandes pour l'assujetti en considérant que l'assujetti doit être inscrit à la TVA pendant la période de remboursement.


    I.7) Est-ce que le mandataire peut révoquer son mandat ?

    Non, uniquement l'assujetti peut gérer et donc révoquer les mandats.


    J) Informations liées


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    Cette aide s'applique au portail VAT Refund à partir de la version 8.0.

    Version de cette page: 2017-06-16-14



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