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> home > VAT Refund LU > VAT Refund LU > Table des matières > Demande de remboursement

Demande de remboursement

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A) Généralités

Cet écran permet de

  • compléter la demande de remboursement affichée;

  • d'ajouter, de modifier et de supprimer des acquisitions;

  • d'ajouter, de modifier et de supprimer les pièces jointes à la demande de remboursement.

Par acquisition, on entend

  • l'acquisition d'un bien;

  • l'obtention d'un service;

  • l'importation de biens.

Dans le contexte de cette aide, le terme facture peut désigner aussi bien une facture qu'un document d'importation.

La demande de remboursement est référencée par un numéro de référence. Le numéro de référence des demandes de remboursement des assujettis établis au Luxembourg est composé des lettres LU suivi d'un numéro courant à 16 positions. Complémentairement au numéro de référence, chaque demande de remboursement dispose d'un numéro de version. Celui-ci correspond à l'heure de dépôt de la demande en heure universelle (UTC Coordinated Universal Time successeur de GMT Greenwich Mean Time) auprès de l'Etat membre d'établissement.


B) Navigation

La ligne en haut de l'écran reprend des raccourcis vers les différentes rubriques de la demande de remboursement.


C) Alertes de validation

Les données encodées au niveau de la demande et des acquisitions sont vérifiées par le portail VAT Refund.

Les messages bloquants doivent être corrigés avant le dépôt de la demande pour garantir que la demande de remboursement soit conforme aux spécifications communautaires.

Les messages d'avertissement servent à rendre l'utilisateur attentif sur des problèmes éventuels.

Les messages relatifs aux acquisitions comportent le numéro de séquence de l'acquisition. En cliquant sur le numéro souligné, l'acquisition s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur afin de pouvoir corriger les données incohérentes.

Il échet de noter que le portail VAT Refund ne tient pas compte des spécificités au niveau de traitement des demandes par les différents Etats membres.

Voir aussi:


D) Déposer la demande de remboursement

Le bouton Déposer demande permet de déposer la demande dès qu'elle est complète.

Le dépôt de la demande de remboursement n'est pas immédiat. D'abord, la demande est mise en état Dépôt en cours pour être vérifiée par le portail VAT Refund. Ce contrôle peut prendre quelques minutes.

En absence d'erreurs bloquantes, la demande est considérée comme effectivement déposée et le statut de la demande passe à Déposé à MS-EST dans le tableau de bord.

Le cas échéant la demande est mise en état Dépôt échoué en vue de la correction et d'une nouvelle tentative de dépôt.


E) Modifier la demande de remboursement

Les données de la demande peuvent être modifiées tant que la demande n'est pas encore déposée.

Il n'est pas possible de transférer des acquisitions déjà encodées d'une demande de remboursement vers une autre demande de remboursement. Néanmoins, il est possible de copier une demande de remboursement, indépendamment de son statut, avec ses acquisitions sous un nouveau numéro de référence.

Voir aussi:


F) Corriger une demande de remboursement déposée

La correction d'une demande de remboursement consiste dans la création d'une nouvelle demande avec le même numéro de référence, toutefois actualisant le numéro de version. L'action n'est seulement permise pour les demandes de remboursement transmises à l'Etat membre du remboursement. La demande corrective annule et remplace la demande de remboursement précédente.

Cette action ne reprend que les informations globales sans les pièces jointes et la liste des acquisitions de la demande de remboursement. Si nécessaire, vous devez donc joindre à nouveau les pièces pertinentes.

Les demandes correctives ne sont pas explictement couvertes par une législation, toutefois leur principe fait partie des spécifications communautaires acceptées par les Etats membres.

Une demande corrective doit observer les contraintes communautaires suivantes:

  • Uniquement une demande déjà transmise à l'Etat membre du remboursement peut être corrigée. Par conséquent, si vous entendez corriger une demande déposée à l'administration, mais non-encore transmise à l'autre Etat membre, il faut attendre la transmission avant de pouvoir la corriger.

  • Il n'est pas permis d'ajouter une acquisition, précisément d'ajouter un nouveau numéro de séquence, dans la liste des acquisitions. Il est uniquement permis:

    • de corriger les données globales de la demande;

    • de corriger les données d'une acquisition;

    • de remplacer une acquisition par une autre acquisition;

    • de supprimer une acquisition.

    Veuillez noter qu'après suppression d'une acquisition, il n'est toujours pas permis d'ajouter une acquisition, vu que cette opération créerait un nouveau numéro de séquence d'une acquisition.

  • Par convention, une demande corrective sans acquisition annule la demande portant le même numéro de référence.

Voir aussi:


G) Copier une demande de remboursement

Le bouton Copier demande permet de copier la demande affichée avec les acquisitions sous un nouveau numéro de référence. La nouvelle demande se trouve en état en préparation et est rattachée à l'entité juridique de l'utilisateur ayant effectué la copie.

Cette action ne reprend que les informations globables et la liste des acquisitions de la demande de remboursement. Les pièces jointes ne sont pas reprises sur la copie de la demande. Si nécessaire, vous devez donc joindre à nouveau les pièces pertinentes.

Le nombre de copies des demandes de remboursement est limité et par conséquent il faut éviter de copier des demandes sans nécessité et sans utilité. La limite est suffisamment élevée pour permettre une utilisation raisonnable du portail.

La copie d'une demande de remboursement est considérée comme toute autre demande de rembousement. Dès lors toutes les conditions applicables aux demandes de remboursement, notamment au sujet du délai de dépôt, s'appliquent également pour la copie de la demande de remboursement.

Voir aussi:


H) Reprendre les demandes du mandataire par l'assujetti

Si l'assujetti ne veut plus recourir aux services de son mandataire pour gérer ses demandes, il peut reprendre les demandes en préparation par le mandataire et non-encore déposées.

Avant d'effectuer la reprise ces demandes, le mandat doit être devenu inactif, soit par expiration du mandat, soit par révocation du mandat.

Ainsi l'assujetti obtient le droit de supprimer, de modifier et de finaliser ces demandes de remboursement.

La reprise d'une demande par l'assujetti ne fonctionne que si le mandat du mandataire ayant créé la demande est inactif. Le cas échéant, l'assujetti doit d'abord révoquer le mandat.

Il ne fait pas de sens de vouloir reprendre les demandes déposées, car elles sont de toute façon non-modifiables.

Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour un mandataire qui veut reprendre les demandes en cours de préparation du mandataire précédent ou de son client. Toutefois le mandataire, disposant d'un mandat général, peut copier ces demandes et finaliser ensuite la copie.

La reprise est irréversible, c'est-à-dire la demande ne peut plus être réaffectée à un mandataire.

Si nécessaire, le compte bancaire doit être actualisé par l'assujetti.


I) Supprimer une demande

Uniquement les demandes en cours de préparation peut être supprimées. Une demande déposée ne peut plus être supprimée par l'utilisateur.

Pour supprimer des demandes non-déposées créées par un mandataire dont le mandat est entretemps devenu inactif, l'assujetti doit d'abord utiliser la fonction de reprise de la demande avant de pouvoir la supprimer.


J) Ajouter une acquisition ou importation


J.1) Type de numéro de référence de la facture

Ce champ indique si le numéro de référence du fournisseur correspond à un numéro intracommunautaire d'identification à la TVA (cas nominal) ou à un numéro d'enregistrement fiscal national. Ce dernier n'est utilisé que pour les fournisseurs en Allemagne qui ne disposent pas de numéro intracommunautaire d'identification à la TVA. Il est recommandé de renseigner dans la mesure du possible le numéro de TVA intracommunautaire.


J.2) Fournisseur et carnet d'adresses

Lors de la saisie d'une facture ou d'une importation, vous pouvez soit saisir directement les coordonnées du fournisseur, soit les rechercher dans le carnet d'adresses en utilisant les champs de recherche:

  • Numéro TVA: si ce numéro est rempli, l'application recherche les adresses ayant ce numéro de TVA. Des sustituants (*) sont permis.

  • Code postal: si ce champ est rempli, uniquement les adresses avec ce code postal sont affichées.

Si les deux critères de recherche sont vides, l'application affiche les fournisseurs disposant d'un numéro intracommunautaire d'identification à la TVA émis par l'Etat membre du remboursement, ainsi que les fournisseurs ayant une adresse établie à l'Etat membre du remboursement.

Les fournisseurs proposés proviennent uniquement du carnet d'adresses lié au dossier TVA principal de l'utilisateur.

Le système ne filtre pas les adresses doubles. Veuillez donc éviter d'ajouter plusieurs fois la même adresse.


J.3) Numéro de facture

Le numéro de facture est obligatoire.

Au sein d'une demande de remboursement, chaque numéro de facture doit être unique pour le fournisseur. Si la facture comporte plusieurs biens et services de nature différente, il y a lieu de les regrouper en une position en indiquant tous les codes de biens applicables et le montant total hors TVA, TVA ansi que le montant total TVA déductible des biens et services.

Le portail VAT Refund ne détecte fiablement que les numéros de facture doubles pour les fournisseurs identifiés par leur numéro intracommunautaire d'identification à la TVA. Chaque Etat membre applique ses propres règles de détection des numéros de facture doubles pour les fournisseurs non identifiés par leur numéro intracommunautaire d'identification à la TVA.

Certains Etats membres du remboursement refusent la réception des demandes de remboursement comportant des numéros de factures doubles.

Les mêmes restrictions sont applicables pour les numéros du document d'importation.


J.4) Nature des biens et services

La description des biens et services est obligatoire. Il faut choisir un code et éventuellement un sous-code en fonction des préférences de l'Etat membre du remboursement conformément à l'article 9.2 de la directive.

Dans la liste déroulante des codes et sous-code, il est possible de sauter sur une section en utilisant les touches 0 à 9, par exemple la touche 4 permet de sauter directement à la section des péages routiers et taxes de circulation. Le choix des sous-codes se fait soit avec les touches du curseur soit avec la souris soit en saissant directement le code et sous-code avec les points séparateurs à l'aide du clavier (idéalement à l'aide du pavé numérique).

En plus du code, il est possible d'encoder une description supplémentaire. Pour le code 10 (section Autres) sans sous-code, cette description est obligatoire. En cas de saisie d'une description, la langue utilisée doit être également renseignée. Certains Etats membres du remboursement imposent des limitations quant aux langues autorisées.

Voir aussi:

  • Préférences des Etats membres du remboursement

    (uniquement en langue anglaise)

J.5) Saisie des montants

Si le taux de proportion déductible est différent de 100%, le montant TVA déductible est à adapter en conséquence. Il n'est pas actualisé d'une façon automatique.

Le montant TVA équivaut dans la majorité des cas au montant TVA de l'acquisition, sauf si uniquement une partie du bien acquis serait déductible. Dans ce cas, le montant TVA demandé ne peut dépasser la partie déductible.

La devise est fixée à la valeur utilisée par l'Etat membre du remboursement à la date de fin de la période de remboursement de la demande.

Toute autre devise est à convertir en devise nationale de l'Etat membre du remboursement suivant les consignes de celui-ci. A défaut des consignes, il serait possible de considérer le cours de change de la Banque centrale européenne du jour de la livraison des biens, du jour de l'exécution des services ou du jour de la date de la facture.

En cas d'un changement de devise nationale par l'Etat membre du remboursement en cours d'année (par exemple passage à l'Euro), vous pouvez introduire une demande de remboursement par devise en adaptant la période de remboursement à la validité de l'ancienne et de la nouvelle devise. En règle général, l'Etat membre du remboursement émet préalablement des consignes plus détaillées à ce sujet.

Le taux TVA calculé sur base du montant TVA et du montant hors taxe est donné à titre indicatif vous permettant de détecter d'éventuelles fautes de frappe au niveau des montants. Il n'est pas transmis à l'Etat membre du remboursement. Ce contrôle ne fait que du sens si tous les biens et services de la factures sont soumis au même taux de TVA.

Voir aussi:


K) Modifier une facture ou importation

La modification s'opère comme l'ajout d'une acquisition.


L) Supprimer une facture ou importation

La suppression est irréversible.

Si vous voulez supprimer une acquisition d'une demande corrective, veuillez considérer qu'il n'est pas permis d'ajouter une acquisition, car la demande serait refusée d'office par l'Etat membre du remboursement. La fonction Modifier permet de remplacer une acquisition par une autre, sans changer le numéro de séquence.

Si vous êtes en train de créer une demande corrective et que vous avez supprimé une acquisition par erreur, vous devez abandonner (supprimer) cette demande et recréer une nouvelle demande corrective à partir de la demande à corriger.


M) Pièces jointes

Vous pouvez attacher une ou plusieurs pièces jointes en format PDF, TIFF ou JPEG à la demande de remboursement. Le format TIFF non comprimé est déconseillé.

Il est conseillé de numériser plusieurs ou toutes les factures dans un même fichier, afin de faciliter le téléchargement.

La taille maximale de tous les fichiers annexés à la demande de remboursement ne peut pas dépasser 4,5 MBytes (4 500 000 bytes). Veuillez choisir une résolution appropriée pour la numérisation (résolution minimale conseillée 100 dpi, résolution maximale conseillée 300 dpi) et un mode de numérisation aproprié (en noir et blanc, en échelle de gris, en couleur), afin de respecter cette limitation. Une résolution de 150 ou de 200 dpi donne généralement un bon résultat. Veuillez prendre soin que le document numérisé reste lisible.

Si malgré vos soins, la taille des pièces numérisées dépasse la limite autorisée, veuillez suivre les instructions reprises au point 14 du vademecum de l'Etat membre du remboursement publié sur le site de la Commission européenne.

Voir aussi:

Observations:

  • La Commission européenne a fixé la taille d'un message technique à 5 MBytes pour la transmission d'une demande de remboursement comprenant la liste des acquisitions et les pièces jointes. Pour des raisons techniques, la taille maximale de fichiers téléchargeables par l'utilisateur est légèrement inférieure à cette limite technique.


N) Décision de MS-EST

Ce tableau reprend la décision de transmission ou de refus de transmission de la demande de remboursement. Les notifications relatives sont reprises au tableau Notifications.


O) Retour de MS-REF

Le tableau reprend les informations sommaires des retours de l'Etat membre du remboursement.

Il est donc important que vous surveilliez les notifications que les Etats membres du remboursement vous envoient directement par courrier électronique, car l'administration n'est pas toujours autorisée par l'autre Etat membre de divulguer l'information reçue.

Voir aussi:


P) Décisions de MS-REF

Ce tableau reprend les décisions reçues de la part de l'Etat membre du remboursement. Le détail et la copie officielle sont uniquement affichés si l'Etat membre du remboursement autorise l'administration à les afficher.

Il échet de noter que l'administration ne reçoit pas toutes les décisions pour notification, de manière à ce que vous devriez obligatoirement suivre en parallèle le compte e-mail indiqué dans la demande pour suivre son évolution.

Voir aussi:


Q) Notifications

Ce tableau reprend les notifications de l'administration au sujet de la demande de remboursement.


R) Informations liées


S) Informations métier


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Cette aide s'applique au portail VAT Refund à partir de la version 8.0.

Version de cette page: 2016-08-09-10



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