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Carnet d'adresses

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A) Généralités

Pour faciliter la saisie des fournisseurs récurrents, vous pouvez les inscrire dans votre carnet d'adresses.

L'administration recommande de renseigner toujours dans la mesure du possible le numéro intracommunautaire d'identification à la TVA du fournisseur. Par contre, le numéro d'enregistrement fiscal national est à utiliser que les fournisseurs établis en Allemagne ne disposant pas de numéro intracommunautaire d'identification à la TVA.

Les factures des fournisseurs sans numéro d'identification à la TVA sont considérés par certains Etats membres du remboursement comme factures simplifiées impliquant très souvent un seuil maximal pour le montant de ces factures.

Il n'y a qu'un seul carnet d'adresses rattaché au dossier TVA principal de l'entité juridique. Les mandataires gérant les demandes pour plusieurs assujettis doivent regrouper tous les fournisseurs de leurs clients dans ce carnet d'adresses.


B) Ajouter une adresse d'un fournisseur

Vous pouvez ajouter une adresse au carnet sur l'écran de gestion du carnet d'adresses ou lors de la saisie d'une facture ou d'une importation en cochant la case correspondante.

Le système ne bloque pas la saisie, ni l'importation d'adresses doubles. L'utilisateur doit maintenir son carnet d'adresses selon ses besoins.


C) Exporter le carnet d'adresses

Le bouton Export permet de sauvegarder l'entièreté des fournisseurs du carnet d'adresses en format CSV (comma separated values, avec point-virgule comme séparateur des valeurs) lisible par la plupart des tableurs. Par la suite, vous pouvez adapter et compléter les données du fichier pour l'importer le cas échéant.

Certains outils comportent des conversions automatiques qui peuvent apporter un résultat inespéré, par exemple la conversion du numéro de maison 2-4 en date 02-Apr. Il appartient à l'utilisateur de choisir l'outil qui lui convient le mieux pour ses besoins.

Si vous entendez importer le fichier par la suite, il est impératif de ne pas changer la structure du fichier ni le format, c'est-à-dire ne pas ajouter ou supprimer des colonnes, ne pas sauvergarder sous un autre format, même si votre tableur vous le propose.

Voir aussi:


D) Importer le carnet d'adresses

Le bouton Import permet d'intégrer les fournisseurs en provenance d'un fichier en format CSV (comma separated values, avec point-virgule comme séparateur des valeurs). Le fichier en format CSV à intégrer au carnet d'adresses doit répondre à la structure prédéfinie par l'administration. Vous pouvez obtenir la structure, soit en exportant votre carnet actuel, même s'il est vide, soit en téléchargeant le fichier modèle sur votre ordinateur.

La colonne Type_reference doit prendre une des valeurs suivantes:

  • VAT_IDENTIFICATION_NUMBER si le champ Numero_reference est un numéro intracommunautaire d'identification à la TVA (cas nominal),

  • TAX_REFERENCE_NUMBER si le champ Numero_reference est un numéro d'enregistrement fiscal national (voir aussi sous Généralités).

Deux modes d'import sont à disposition:

  • Effacer le carnet d'adresses actuel avant le chargement: Les fournisseurs actuels sont supprimés avant le chargement du fichier en format CSV. Cette suppression est irréversible, même en cas d'échec de l'import des nouveaux fournisseurs. Il est conseillé d'exporter les fournisseurs existants afin de disposer d'une copie de sauvegarde avant d'effectuer cette opération.

  • Conserver les adresses existantes: Les fournisseurs repris dans le fichier sont ajoutées au carnet d'adresses sans tenir compte d'éventuels doublons.

Les adresses incomplètes ne sont pas reprises à l'import du fichier en format CSV.

Afin de retrouver aisément les fournisseurs importées récemment, la liste au carnet d'adresses est triable selon la date de dernière modification de l'adresse.


E) Reprendre les adresses d'un dossier TVA secondaire

Cette fonction est uniquement disponible si vous disposez de plusieurs dossiers TVA pour votre entité juridique.

Le bouton Reprise intègre tous les carnets d'adresses des dossiers TVA secondaires au carnet d'adresses du dossier TVA principal.

Les carnets d'adresses des dossiers TVA secondaires sont supprimés lors de cette opération. Le système ne gère pas les doublons, c'est-à-dire tous les fournisseurs des dossiers TVA secondaires sont repris indépendamment du fait si un fournisseur existe déjà dans le carnet d'adresses du dossier TVA principal.


F) Supprimer une adresse ou une sélection d'adresses

La suppression est irréversible. Il est conseillé d'exporter les adresses avant un remaniement qui pourrait conduire en erreur.


G) Limite du nombre d'adresses

Le nombre de fournisseurs dans le carnet d'adresses est limité. La valeur de cette limite est suffisamment élevée pour permettre une utilisation raisonnable de l'application.

En cas d'atteinte de la limite, l'ajout de fournisseurs supplémentaires est bloqué.

L'administration ne communique pas la valeur de cette limite et se réserve le droit de l'adapter à tout moment sans préavis.


H) Informations liées


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Cette aide s'applique au portail VAT Refund à partir de la version 8.0.

Version de cette page: 2016-08-01-15



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