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Vorausfüllung eines Erstattungsantrags mittels einer XML Datei

Vers le niveau supérieur

A) Allgemeines

Das Vorausfüllen von Erstattungsanträgen besteht im Hochladen einer XML Datei, die alle nötigen Daten zum Ausfüllen von Erstattungsanträgen beinhaltet, ohne manuelle Eingabe. Die XML Datei ist vom Nutzer mittels seiner Buchhaltungssoftware zu erstellen und enthält alle Informationen zu den Rechnungen, für welche die Möglichkeit auf eine Erstattung der in einem anderen Mitgliedstaat gezahlten Mehrwertsteuer besteht. Die Verwaltung legt das Format der XML Datei fest.


B) Funktionsprinzip

Das Hochladen einer XML Datei erlaubt die Erstellung von Erstattungsanträgen an Hand der in der XML Datei enthaltenden Daten.

Eine XML Datei kann einen oder mehrere Erstattungsanträge für einen oder mehrere ansässige MwSt.-Pflichtige enthalten. Andere Anträge, nämlich die Berichtigung eines Erstattungsantrags und der Antrag zur Änderung des Pro-rata-Satzes des Vorsteuerabzugs, werden nicht unterstützt.

Im Gegensatz zum System der Einreichung der MwSt.-Erklärungen, sind solche Erstattungsanträge nicht sofort eingereicht. Falls erforderlich, kann der Nutzer die Informationen anpassen und Anhänge hinzufügen, bevor er den Erstattungsantrag einreicht.

Es gibt keinen Unterschied zwischen einem Erstattungsantrag welcher per XML Datei erstellt wurde und einem Erstattungsantrag welcher manuell erstellt wurde. Während der Einreichungsphase, werden die gleichen Kontrollen durchgeführt.


C) Zugang zur der Funktion des Vorausfüllen mittels einer XML Datei

Die Verwaltung gewährt Zugang zu dieser Funktion auf Anfrage.

Die Anfrage ist durch den Hauptzugangsverwalter des eTVA Zugangs der Firma an den Helpdesk eTVA per E-Mail zu richten. Die Entscheidung wird dem Hauptzugangsverwalter per E-Mail mitgeteilt.

Falls der ansässige Mehrwertsteuerpflichtige auf die Dienste eines Bevollmächtigten für die Erstattungsanträge zurückgreift, muss sein Bevollmächtigter diesen Antrag für seinen eigenen Zugang zum VAT Refund Portal stellen. Der ansässige Mehrwertsteuerpflichtige braucht keinen Zugang zu dieser Funktion um den Fortschritt der Erstattungsanträge, die der Bevollmächtigte in seinem Namen und für sein Konto erstellt hat, zu verfolgen.


D) XML Import

Das Hochladen einer XML-Datei erfolgt unter dem Tab XML Import. Dieser Tab wird nur nach Gewährung des Zugangs zur Funktion angezeigt.

Ein Nutzungszuverlässigkeitsindikator misst die Qualität der hochgeladenen Dateien. Er wird in Funktion des in der hochgeladenen Datei enthaltenen Fehlers verringert. Die Verwaltung toleriert eine gewisse Anzahl von Fehlern, jedoch erteilt keine Auskünfte zur Art und Weise der Bestimmung des Nutzungszuverlässigkeitsindikators.

Anschließend an das Hochladen einer fehlerfreien Datei nach einer längeren Periode von fehlerfreien Dateien oder nach einer längeren Periode ohne Hochladen von Dateien, wird der Nutzungszuverlässigkeitsindikator auf den Ursprungswert von 100% zurückgesetzt.

Falls der Nutzungszuverlässigkeitsindikator den Wert 0% erreicht, ist die Schaltfläche XML Datei hochladen automatisch blockiert um weiteres Hochladen von fehlerhaften XML Dateien zu vermeiden. Der Zugang zum Tab um die Liste der hochgeladenen Dateien einzusehen bleibt erhalten.

In diesem Fall, kann der Hauptzugangsverwalter des eTVA Zugangs der Firma einen Freischaltungsantrag an den Helpdesk eTVA per E-Mail, unter detaillierter Angabe der von der Firma eingeleitetenen Schritte zur Vermeidung des Hochladens von fehlerhaften Dateien in der Zukunft, stellen. Die Verwaltung behält sich das Recht vor den Zugang zur Funktion des Vorausfüllens von Erstattungsanträgen mittels XML Datei definitiv zu verwehren im Fall von wiederholter Nichtbeachtung der Vorgaben oder falls die angebenen Schritte als ungenügend eingestuft werden. Die Entscheidung wird dem Hauptzugangsverwalter per E-Mail mitgeteilt.

Bemerkung: Eine befristete oder definitive Blockierung beeinträchigt keines Falls das Recht des ansässigen Mehrwertsteuerpflichtigen oder seines Bevollmächtigten einen Erstattungsantrag einzureichen. Der Erstattungsantrag kann immer durch manuelle Eingabe erfolgen.


E) Überwachung der Bearbeitung der XML Datei

Jede hochgeladene Datei wird in der Tabelle im Tab Import XML aufgeführt. Die Tabelle zeigt den Status der XML Datei, die Anzahl enthaltener Anträge und die Anzahl betroffener Mehrwertsteuerpflichtiger an.

In Fall eines Fehlers, wird die gesamte Datei verworfen und kein Erstattungsantrag wird erstellt.

Das Verwerfen der XML Datei kann folgende Gründe haben:

  • Doppelte Dateireferenz

    Die Datei wurde schon hochgeladen. Im Fall einer Korrektur einer hochgeladenen Datei, muss eine neue Datei mit einer anderen Referenz generiert werden. Die Referenz ist eine interne Angabe der XML Datei und unabhängig vom Dateinamen.

  • Zugriffsfehler Mehrwertsteuerpflichtiger

    Die Firma des Nutzers verfügt nicht über ein gültiges Mandat des im Erstattungsantrag angegebenen ansässigen Mehrwertsteuerpflichtigen.

  • Mehrwertsteuerpflichtiger nicht ansässig

    Der Erstattungsantragsteller ist kein ansässiger Mehrwertsteuerpflichtiger und hat kein Recht einen Erstattungsantrag in seinem Namen und für sein Konto zu stellen.

  • Währung ungültig für Mitgliedstaat

    Die Währung ist für den Mitgliedstaat der Erstattung und für den Erstattungszeitraum nicht anwendbar.

  • Bankkonto nicht im Profil des Mehrwertsteuerpflichtigen

  • Die Bankkontonummer ist nicht im Profil der Firma des Nutzers aufgeführt.

  • Bankkonto nicht im Profil des Bevollmächtigten

    Die Bankkontonummer ist nicht im Firmenprofil des Nutzers aufgeführt. Eventuell gibt das Mandat des Mehrwertsteuerpflichtigen eine andere Bankkontonummer vor.

  • Obergrenze an Anträgen überschritten

    Die Verwaltung wünscht nicht dass Nutzer fortlaufend Erstattungsanträge erstellen ohne Absicht diese einzureichen, insbesonders dass der Nutzer eine große Anzahl Versuche unternimmt und jedesmal eine neue XML Datei hochlädt um einen Erstattungsantrag zu verbessern. Falls der Nutzer nach Vorausfüllen eines Erstattungsantrags einen vergessenen Erwerb merkt, es ist ratsamer diesen Erwerb via Portal manuell hinzufügen anstatt eine neue XML Datei zu erstellen und diese hochzuladen. Das gleiche gilt auch für die Anpassung des Erstattungszeitraums und für jede andere Angabe des Erstattungsantrags.

    Die Anzahl der erstellbaren Erstattungsanträge ist begrenzt. Die Verwaltung teilt keine genaueren Informationen diesbezüglich mit ausser dass diese Anzahl so bemessen ist, dass eine normale und vernünftige Nutzung für jeden ansässigen Mehrwertsteuerpflichtigen und für jeden Bevollmächtigten möglich ist.

Alle diese Fehler haben einen geringen Einfluss auf den Nutzungszuverlässigkeitsindikator.

Eine XML Datei, welche nicht konform zu der von der Verwaltung vorgegebener Struktur ist, hat einen großen Einfluss auf den Nutzungszuverlässigkeitsindikator und kann schnell zur befristeten Blockierung der Schaltfläche XML Datei hochladen führen.


F) Abschließen des vorausgefüllten Antrags

Vor Einreichung eines Erstattungsantrag, muss der Nutzer überprüfen ob Anhänge benötig werden.

Bevollmächtigte müssen zusätzlich überprüfen ob ihr Mandat noch zum Zeitpunkt der Einreichung gültig ist und ob die im Erstattungsantrag angegebene Kontonummer noch immer den Vorgaben des erhaltenen Mandats entspricht.


G) Verwandte Informationen


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Diese Hilfe bezieht sich auf das Portal VAT Refund ab der Version 8.0.

Version dieser Seite: 2017-04-21-16



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