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Verwaltung der Mandate

Vers le niveau supérieur

A) Allgemeines

Die Verwaltung der Mandate ermöglicht

  • die Einsichtnahme in die erteilten und erhaltenen Mandate;

  • das Anlegen von Mandaten für ein anderes vertretenes Unternehmen mit einer Mehrwertsteuerakte;

  • die Verlängerung der erteilten Mandate;

  • den Widerruf erteilter Mandate.

Für die Verwaltung der Mandate gelten folgende Vorschriften:

  • Es können mehrere Mandate für denselben Zeitraum angelegt werden, sofern es nur ein einziges aktives Mandat für einen Bevollmächtigten zu einem gegebenen Zeitpunkt gibt.

  • Der ausgewählte Bevollmächtigte muss Zugang zum VAT Refund-System haben.

  • Der Bevollmächtigte kann sein Mandat nicht an einen Dritten übertragen.

  • Die von den Bevollmächtigten verwalteten Anträge können vom Steuerpflichtigen jederzeit über sein Dashboard eingesehen werden. Um jedoch einen Antrag zu ändern, der vom Bevollmächtigten erstellt und noch nicht eingereicht wurde, muss er den Antrag explizit über die entsprechende Funktion auf dem Erstattungsantragsbildschirm übernehmen.


B) Bearbeitungsberechtigung

Nur der Hauptverwalter und die Verwalter des eTVA-Kontos dürfen die Mandate des Unternehmens verwalten. Der einfache Benutzer hat nur ein Recht auf Einsichtnahme.

Siehe auch:


C) Mandat hinzufügen

Es können mehrere Mandate für verschiedene Bevollmächtigte hinzugefügt werden. Das System stellt sicher, dass ein Bevollmächtigter nur die von ihm erstellten Anträge ändern kann.


C.1) Bestimmung des Bevollmächtigten anhand seiner Mehrwertsteuernummer

Um ein Mandat zuzuweisen, müssen Sie die Mehrwertsteuer-Hauptakte des Bevollmächtigten angeben.

Wenn sich die Mehrwertsteuernummer des Bevollmächtigten ändert, d. h. wenn sich die Nummer seiner Mehrwertsteuer-Hauptakte ändert, ist das Mandat nicht mehr gültig und er hat keinen Zugang mehr zu den in Ihrem Namen und für Ihre Rechnung erstellten Anträgen.

Siehe auch:


C.2) Arten von Mandaten

Jeder Mandatstyp bietet – solange das Mandat aktiv ist, d. h. weder zurückgenommen wurde noch abgelaufen ist – dem Bevollmächtigten die Möglichkeit

  • Anträge im Namen und für Rechnung des Mandanten zu erstellen;

  • diese Anträge vor der Einreichung zu ändern;

  • diese Anträge einzureichen;

  • diese Anträge nach der Einreichung einzusehen;

  • die entsprechenden Bescheide einzusehen.

Es gibt zwei Arten von Mandaten:

  • Einfaches Mandat

    Mit diesem Mandatstyp sind keine weitergehenden Rechte verbunden. Dieses Mandat entspricht dem Mandatstyp, der bis Version 7.1 im VAT Refund-Portal verwendet wurde. Der Zugriff ist auf die vom Bevollmächtigten während der Geltungsdauer des Mandats erstellten Anträge beschränkt, d. h. er hat kein Recht auf Einsichtnahme in die vom Steuerpflichtigen oder von einem anderen Bevollmächtigten erstellten Erstattungsanträge.

  • Allgemeines Mandat

    Mit diesem Mandatstyp ist der Zugriff auf alle Anträge des Steuerpflichtigen und die diesbezüglichen Bescheide sowie auf die in der Vergangenheit eingereichten und in der Zukunft einzureichenden Anträge verbunden. Der Bevollmächtigte kann jedoch nur die von ihm selbst erstellten Anträge ändern.

    Das allgemeine Mandat ist somit insbesonders für den Fall eines Wechsels des Bevollmächtigten relevant, damit in der Vergangenheit gestellte Anträge zurückverfolgt werden können. Da der Generalbevollmächtigte Einsicht in Anträge aus der Vergangenheit nehmen kann, darf er auch Berichtigungsanträge erstellen.

Sie können den Mandatstyp jederzeit ändern; nutzen Sie hierfür die Funktion zum Ändern des Mandats. Es besteht die Möglichkeit, zunächst ein einfaches Mandat zu erteilen und dieses später je nach Erfordernis in ein allgemeines Mandat umzuwandeln.

Der Steuerpflichtige kann alle von dem oder den Bevollmächtigten erstellten Anträge einsehen, aber er kann sie nicht ändern. Es gibt jedoch eine Funktion, die es dem Steuerpflichtigen ermöglicht, die Kontrolle über einen von einem Bevollmächtigten erstellten und noch nicht eingereichten Erstattungsantrag zu übernehmen.

Die von einem Bevollmächtigten erstellten Anträge sind mit seiner Mehrwertsteuernummer verknüpft. Wird das Mandat zurückgenommen oder läuft es aus, hat der Bevollmächtigte keinen Zugriff mehr. Der Zugriff kann jedoch erneut gewährt werden, indem die Geltungsdauer verändert oder das Mandat wieder aktiviert wird oder indem ein neues Mandat für die Mehrwertsteuernummer des Bevollmächtigten angelegt wird.


C.3) Geltungsdauer

Das Mandat kann für eine bestimmte oder unbestimmte Dauer angelegt werden. Das Mandat ist während des angegebenen Zeitraums aktiv (einschließlich Anfangs- und Endtermin). Der Zeitraum kann nicht in der Vergangenheit beginnen, aber er kann in der Zukunft liegen. Ein Mandat kann jederzeit verlängert werden.

Wenn Sie die Geltungsdauer des Mandats nicht beschränken, kann der Bevollmächtigte in Ihrem Namen tätig werden, solange Ihre Firma mehrwertsteuerpflichtig ist, auch wenn Sie beispielsweise VAT Refund nicht mehr nutzen oder aufgrund eines abgelaufenen Zertifikats keinen Zugang mehr haben.

Die Geltungsdauer des Mandats ist unabhängig vom Erstattungszeitraum eines Antrags. Der Bevollmächtigte kann Erstattungsanträge für jeden Erstattungszeitraum erstellen, in dem der Steuerpflichtige mehrwertsteuerpflichtig ist.

Die Geltungsdauer des Mandats ist auch unabhängig von der Gültigkeit des Zugangs des Steuerpflichtigen.

Das Mandat ist ab 00:00:00 Uhr am Tag des Beginns der Gültigkeit bis um 23:59:59 Uhr am Tag des Ablaufs der Gültigkeit gültig.

Der Bevollmächtigte kann die ihm erteilten Mandate aufrufen, um sich darüber zu informieren, wann diese ablaufen.


C.4) Optionen für das Bankkonto

In jedem Erstattungsantrag muss ein Bankkonto angegeben sein, auf das der Mitgliedstaat der Erstattung die Mehrwertsteuer erstattet. Das Bankkonto muss dem Steuerpflichtigen oder dem Bevollmächtigten gehören.

Für jedes Mandat hat der Mandant folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Bankkonto, das durch das Mandat festgelegt ist

    Bei der Erstellung eines neuen Antrags kann der Bevollmächtigte das Bankkonto, auf das der Mitgliedstaat der Erstattung die Mehrwertsteuer erstattet, nicht ändern.

    Das im Mandat vorgegebene Bankkonto ist unabhängig der Bankkontenliste des Firmenprofils des Steuerpflichtigen.

    Darüber hinaus ist die Einreichung eines Antrags durch den Bevollmächtigten nur möglich, wenn das im Antrag angegebene Bankkonto mit dem durch das Mandat festgelegten Bankkonto übereinstimmt.

  • Bankkonto nach Wahl des Bevollmächtigten

    Bei der Erstellung eines neuen Antrags kann der Bevollmächtigte nach eigenem Ermessen ein Bankkonto aus den im Firmenprofil festgelegten Bankkonten auswählen.

Die Wahl des Bankkontos kann nach Anlegen des Mandats nicht mehr geändert werden. Um das Bankkonto zu ändern, muss zuerst das Mandat widerrufen und ein neues Mandat mit dem neuen Konto angelegt werden.

Siehe auch:


D) Ein Mandat widerrufen

Der Zugang des Bevollmächtigten zu den Anträgen des Mandanten wird gelöscht. Die Löschung ist erst wirksam, wenn diese Änderung im System gemäß den technischen Vorgaben übernommen wurde.

Ein widerrufenes Mandat kann gegebenenfalls reaktiviert werden; das Mandat muss nicht neu angelegt werden.


E) Ein Mandat verlängern

Ein aktives und auch ein abgelaufenes Mandat kann verlängert werden, indem das Datum für das Ende der Gültigkeit geändert wird. Dabei ist auf etwaige Überschneidungen mit anderen aktiven Mandaten des Bevollmächtigten zu achten.


F) Mandatsdauer beschränken

Das neue Datum für das Ende der Gültigkeit des Mandats muss am oder nach dem aktuellen Tag liegen. Um den Zugang des Bevollmächtigten zu den Anträgen noch am selben Tag zu löschen, muss das Mandat widerrufen werden.


G) Ein Mandat löschen

Ein Mandat kann nicht gelöscht werden, es muss vom Steuerpflichtigen widerrufen werden. Ein Mandat, das zu einem späteren Zeitpunkt aktiv sein soll (Geltungszeitraum liegt in der Zukunft), kann ebenfalls widerrufen werden, damit es nicht aktiviert wird.


H) Erhaltene Mandate

Der Bevollmächtigte kann die Mandate einsehen, die er von einem Steuerpflichtigen erhalten hat. Der Bevollmächtigte kann die erhaltenen Mandate nicht ändern.


I) Fragen und Antworten


I.1) Wie kann der Bevollmächtigte geändert werden ?

Um einen anderen Bevollmächtigten zu beauftragen, hat der Steuerpflichtige je nach Erfordernis mehrere Möglichkeiten:

  • Der neue Bevollmächtigte übernimmt die gesamte Tätigkeit des bisherigen Bevollmächtigten ab dem Datum X. Der bisherige Bevollmächtigte sollte dann keinen Zugang mehr haben.

    In diesem Fall wird das bisherige Mandat zeitlich begrenzt (Geltungsdauer) bzw. sofort widerrufen, je nach Erfordernis. Für den neuen Bevollmächtigten wird ein neues Mandat angelegt. Damit der neue Bevollmächtigte die vom bisherigen Bevollmächtigten bearbeiteten Anträge zurückverfolgen kann, muss es sich bei dem Mandatstyp um ein allgemeines Mandat handeln.

  • Der bisherige Bevollmächtigte bearbeitet weiterhin die von ihm erstellten Anträge und der neue Bevollmächtigte die Anträge ab dem Datum X.

    In diesem Fall wird das bisherige (einfache) Mandat nicht widerrufen, damit der bisherige Bevollmächtigte Zugang zu seinen Anträgen hat. Für den neuen Bevollmächtigten wird ein neues Mandat angelegt. Das System stellt sicher, dass der Bevollmächtigte, der über ein einfaches Mandat verfügt, nur auf die von ihm erstellten Anträge zugreifen kann. Das System verhindert jedoch nicht, dass der bisherige Bevollmächtigte weiterhin Anträge erstellt.


  • I.2) Muss ein abgelaufenes Mandat explizit widerrufen werden ?

    Es wird empfohlen, ein Mandat zu widerrufen, auch wenn es abgelaufen ist. Dadurch wird verhindert, dass das Mandat aus Versehen wieder aktiviert wird, indem die Geltungsdauer des Mandats verlängert wird.


    I.3) Die innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Bevollmächtigten ändert sich. Hat dies Auswirkungen auf das Mandat ?

    Ja. Die Mandate sind mit der innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer (Hauptakte) des Bevollmächtigten verknüpft. Ändert sich diese, hat der Bevollmächtigte keinen Zugriff mehr auf die unter der alten Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer erstellten Anträge. Damit der Steuerpflichtige die Dienste des Bevollmächtigten weiter in Anspruch nehmen kann, muss er das bestehende Mandat für diesen Bevollmächtigten widerrufen und ihm ein neues Mandat mit der neuen innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer erteilen. Damit der Bevollmächtigte Zugang zu seinen bisherigen Anträgen hat, muss der Typ allgemeines Mandat ausgewählt werden. Da sich jedoch seine Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer geändert hat, kann er die bisherigen Anträge nicht ändern; er kann den Erstattungsantrag jedoch kopieren und dann abschließen.


    I.4) Hat eine Änderung der Rechtsform Auswirkungen auf die Mandate ?

    Bei einer Änderung der Rechtsform erhält der Steuerpflichtige eine neue nationale Identifikationsnummer (Kennziffer) und ihm wird von der Verwaltung eine neue innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer zugewiesen, d. h. es wird eine neue Mehrwertsteuerakte für ihn angelegt. Hinweise zur Verwaltung der Erstattungsanträge für die beiden Mehrwertsteuerakten entnehmen Sie bitte dem Kapitel Mehrwertsteuer-Hauptakte und Mehrwertsteuer-Nebenakte einer Firma in der Hilfe zum Firmenprofil.

    Die unter der alten innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer erteilten Mandate behalten ihre Gültigkeit. Es kann nützlich sein dem Bevollmächtigten auch ein Mandat für die neue Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer auszustellen.

    Die unter der alten innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer erhaltenen Mandate verlieren ihre Gültigkeit, weil nur die neue innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, d. h. die mit der Mehrwertsteuer-Hauptakte verknüpfte Nummer, berücksichtigt wird. Es ist nützlich wenn der Bevollmächtigte seine Kunden benachrichtigt um ein neues Mandat für die Mehrwertsteuerakten seiner Kunden zu Gunsten seiner neuen innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten.

    Siehe auch:


    I.5) Mein Bevollmächtigter kann nicht mehr auf die Anträge zugreifen und auch keine neuen Anträge für meine Rechnung erstellen.

    Um die Ursache des Problems zu finden, kann der Bevollmächtigte die Mandatsverwaltung aufrufen, um Status und Geltungsdauer des Mandats, das ihm vom Steuerpflichtigen erteilt wurde, zu überprüfen. Der Steuerpflichtige kann auch in der Liste der erteilten Mandate nachschauen.

    Es könnte sein, dass das Mandat möglicherweise abgelaufen ist. In diesem Fall kann der Steuerpflichtige das Mandat verlängern.

    Wenn sich die innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Bevollmächtigten geändert hat oder aus seinem Aktentyp eine MwSt.-Nebenakte geworden ist, werden die Mandate ebenfalls hinfällig und der Steuerpflichtige muss sein Mandat für die Mehrwertsteuer-Hauptakte des Bevollmächtigten erneut erteilen.


    I.6) Wenn der Steuerpflichtige nicht mehr auf das System und seine Anträge zugreifen kann, hat der Bevollmächtigte dazu noch die Möglichkeit ?

    Ja. Solange der Bevollmächtigte Zugang zu dem System hat und über ein gültiges Mandat verfügt, kann er Anträge für den Steuerpflichtigen erstellen, sofern der Steuerpflichtige während des Erstattungszeitraums mehrwertsteuerpflichtig ist.


    I.7) Kann der Bevollmächtigte sein Mandat widerrufen ?

    Nein. Nur der Steuerpflichtige kann Mandate verwalten und somit auch widerrufen.


    J) Verwandte Informationen


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    Diese Hilfe bezieht sich auf das Portal VAT Refund ab der Version 8.0.

    Version dieser Seite: 2017-06-16-14



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