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Verwaltung des Adressbuchs

Vers le niveau supérieur

A) Allgemeines

Um die Eingabe häufig genutzter Lieferer zu erleichtern, können Sie diese in Ihr Adressbuch aufnehmen.

Die Verwaltung empfiehlt, nach Möglichkeit immer die innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers anzugeben. Bei Lieferern mit Sitz in Deutschland hingegen, die keine innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer besitzen, ist die nationale Steuerregisternummer anzugeben.

Rechnungen von Lieferern ohne Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer werden von einigen Mitgliedstaaten der Erstattung als vereinfachte Rechnungen angesehen, für deren Betrag dann sehr oft eine Obergrenze angewendet wird.

Mit der Mehrwertsteuer-Hauptakte der Firma ist nur ein einziges Adressbuch verknüpft. Bevollmächtigte, die Anträge für mehrere Steuerpflichtige verwalten, müssen alle Lieferer ihrer Kunden in diesem Adressbuch zusammenführen.


B) Adresse eines Lieferers hinzufügen

Sie können eine Adresse auf dem Bildschirm für die Adressbuchverwaltung oder bei Eingabe einer Rechnung oder einer Einfuhr durch Aktivieren des entsprechenden Feldes hinzufügen.

Das System blockiert weder die Eingabe noch den Import von doppelten Adressen. Der Nutzer muss sein Adressbuch nach seinen Erfordernissen pflegen.


C) Adressbuch exportieren

Über die Schaltfläche Adressbuch herunterladen können alle Lieferer aus dem Adressbuch im CSV-Format (Comma Separated Values, mit Semikolon als Trennzeichen), das von den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen gelesen werden kann, gespeichert werden. Sie können die Daten in der Datei dann anpassen und ergänzen und die Datei gegebenenfalls importieren.

Bestimmte Tools nehmen automatische Umwandlungen vor, die zu einem unerwünschten Ergebnis führen, wie z. B. die Umwandlung der Hausnummer 2-4 in das Datum 02-Apr. Es obliegt dem Nutzer, das für seine Zwecke am besten geeignete Tool auszuwählen.

Wenn Sie die Datei anschließend importieren möchten, dürfen Sie weder die Struktur der Datei noch das Format ändern, d. h. Sie dürfen keine Spalten hinzufügen oder löschen und die Datei nicht in einem anderen Format speichern, auch wenn Ihr Tabellenkalkulationsprogramm diese Möglichkeit anbietet.

Siehe auch:


D) Adressbuch importieren

Über die Schaltfläche Adressbuch hochladen können Lieferer aus einer Datei im CSV-Format (Comma Separated Values, mit Semikolon als Trennzeichen) übernommen werden. Die in das Adressbuch zu importierende CSV-Datei muss der von der Verwaltung vorgegebenen Struktur entsprechen. Sie können dies sicherstellen, indem Sie Ihr aktuelles Adressbuch exportieren, auch wenn es leer ist, oder die Vorlagendatei auf Ihren Rechner herunterladen.

Die Spalte Type_reference muss einen der folgenden Werte aufweisen:

  • VAT_IDENTIFICATION_NUMBER, wenn das Feld Numero_reference eine innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer ist (Normalfall),

  • TAX_REFERENCE_NUMBER, wenn das Feld Numero_reference eine nationale Steuerregisternummer ist (siehe auch unter Allgemeines).

Es gibt zwei Möglichkeiten für den Import:

  • Bestehendes Adressbuch vor dem Hochladen löschen: Die aktuellen Lieferer werden vor dem Hochladen der Datei im CSV-Format gelöscht. Dieser Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden, auch nicht, wenn der Import der neuen Lieferer fehlschlägt. Sie sollten vor dem Löschen die vorhandenen Lieferer exportieren, um eine Sicherungskopie zu haben.

  • Bestehende Adressen beibehalten: Die in der Datei enthaltenen Lieferer werden dem Adressbuch hinzugefügt, unabhängig davon, ob diese bereits vorhanden sind.

Unvollständige Adressen werden beim Import der CSV-Datei nicht übernommen.

Um das Auffinden kürzlich importierter Lieferer zu erleichtern, kann die Liste im Adressbuch nach dem Datum der letzten Adressänderung sortiert werden.


E) Adressen aus einer Mehrwertsteuer-Nebenakte übernehmen

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie über mehrere Mehrwertsteuerakten für Ihre Firma verfügen.

Über die Schaltfläche Übernehmen werden alle Adressbücher der Mehrwertsteuer-Nebenakten in das Adressbuch der Mehrwertsteuer-Hauptakte übernommen.

Die Adressbücher der Mehrwertsteuer-Nebendossiers werden bei diesem Vorgang gelöscht. Das System prüft nicht auf Duplikate, d. h. alle Lieferer der Mehrwertsteuer-Nebenakten werden übernommen, unabhängig davon, ob ein Lieferer bereits im Adressbuch der Mehrwertsteuer-Hauptakte vorhanden ist.


F) Adresse oder Auswahl von Adressen löschen

Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Es wird empfohlen, die Adressen vor einer Überarbeitung, wo eventuell Fehler auftreten können, zu exportieren.


G) Begrenzung der Anzahl an Adressen

Die Anzahl der Lieferer im Adressbuch ist begrenzt. Die Obergrenze ist hoch genug angesetzt, sodass eine sinnvolle Nutzung des Systems möglich ist.

Ist die Grenze erreicht, können keine weiteren Lieferer mehr hinzugefügt werden.

Die Verwaltung gibt den Wert dieser Obergrenze nicht bekannt und behält sich das Recht vor, diese jederzeit ohne Ankündigung zu ändern.


H) Verwandte Informationen


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Diese Hilfe bezieht sich auf das Portal VAT Refund ab der Version 8.0.

Version dieser Seite: 2017-04-20-18



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