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Gestion des mandats

Vers le niveau supérieur

A) Généralités

La gestion des mandats permet

  • de consulter les mandats donnés et les mandats reçus;

  • de créer des mandats en faveur d'une autre société représentée par un dossier TVA;

  • de prolonger des mandats donnés;

  • de révoquer des mandats donnés et des mandats reçus;

  • de gérer l'adresse e-mail utilisée par l'administration luxembourgeoise pour toute notification dans le cadre de la gestion des mandats.

La gestion des mandats est soumise aux règles suivantes:

  • Chaque mandat n'est valable que pour le domaine applicatif (eTVA-C, VAT Refund, ...) spécifié.

  • Il est possible de créer plusieurs mandats pour la même période sous condition qu'il n'y ait qu'un seul mandat actif par domaine applicatif pour un même mandataire et pour une même date.

  • Le mandataire choisi doit disposer d'un accès aux systèmes eTVA et accepter le mandat pour qu'il devienne actif.

  • Le mandataire ne peut pas déléguer son mandat à un tiers.

Voir aussi:


B) Droits d'édition

Uniquement le gestionnaire principal et les gestionnaires du compte eTVA peuvent gérer les mandats de la société. L'utilisateur simple n'aura qu'un droit de consultation.

Voir aussi:


C) Dossier TVA principal et dossier TVA secondaire associés d'une société

Chaque entité jurdique (sociétés et autres formes juridiques) n'a qu'un seul numéro intracommunautaire d'identification à la TVA luxembourgeoise en cours de validité. Dans le contexte de la gestion des mandats, ce numéro est désigné dossier TVA principal.

Il se peut qu'une entité juridique ait eu au passé un numéro intracommunautaire d'identification à la TVA luxembourgeoise différent qui a été désactivé suite à un changement de la forme juridique. Dans le contexte de la gestion des mandats, l'ancien numéro est désigné dossier TVA secondaire. Une entité juridique peut disposer de plusieurs dossiers TVA secondaires (inactifs à la TVA), toutefois elle ne peut disposer d'un seul dossier TVA principal (actif à la TVA).

Cette distinction permet aux entités juridiques concernées de faire le suivi pour tous leurs dossiers TVA à l'aide d'un seul accès. Il n'est pas nécessaire, ni autorisé, de déclarer un mandat entre les dossiers TVA liés à une seule entité juridique.

Pour associer un dossier TVA secondaire de la même entité juridique représentée à votre compte eTVA, veuillez contacter le helpdesk eTVA par courrier électronique.


D) Coordonnées

Pour chaque dossier TVA, les coordonnées de la société sont affichées. L'adresse affichée est toujours l'adresse du siège social.

Pour obtenir la mise à jour de ces coordonnées, il faudra contacter le bureau d'imposition compétent pour votre dossier TVA (qui est également affiché à l'écran). Les coordonnées des bureaux d'imposition sont disponibles sous ce lien.

La modification de l'adresse du siège social d'une personne morale se fait via le Registre de Commerce et des Sociétés, respectivement par la commune du lieu de résidence pour les personnes physiques.


E) Adresse e-mail

Une adresse e-mail correcte et opérationnelle est requise pour pouvoir vous notifier toute création et changement opéré sur un mandat vous concernant. Ces notifications sont envoyées à la fois au mandant et au mandataire.

Il est conseillé aux mandants d'utiliser une adresse e-mail qui leur est propre et non pas celle d'un tiers afin d'être avertis de toute création et modification d'un mandat.

L'adresse e-mail est uniquement utilisée dans le cadre de la gestion des mandats. Elle peut différer des adresses e-mail utilisées dans les autres applications eTVA.

L'administration recommande l'utilisation d'une adresse générique du genre mandats@societe.lu au lieu d'une adresse personnelle qui serait éventuellement supprimée si la personne quitte la société ou si la personne change de service au sein de la société.

L'administration n'est pas en mesure de réenvoyer les notifications ni de les envoyer à une autre adresse e-mail par la suite.

Toute modification de l'adresse e-mail n'impacte pas les notifications déjà envoyées.


F) Tableaux des mandats


F.1) Mandats reçus à accepter

Ce tableau affiche les mandats proposés à la société de l'utilisateur et en attente d'une action. Une personne autorisée peut accepter ou refuser un mandat proposé.

Les mandats nouvellement proposés à la société de l'utilisateur depuis sa connexion ne seront repris qu'après la prochaine connexion au portail de gestion des mandats.

Tout mandat créé par le mandant ne devient actif qu'après acceptation du mandat par le mandataire.

Un mandat accepté peut être révoqué à tout moment par le mandant ou par le mandataire.

Suivant domaine applicatif, le nombre de mandats actifs pour une même période peut être limité. Si le mandant propose des mandats à plusieurs mandataires simultanément, les mandats acceptés en premier lieu prévalent jusqu'à atteinte de la limite.

Voir aussi:


F.2) Mandats donnés

Uniquement un utilisateur autorisé de la société, en tant que mandant, peut ajouter des mandats et modifier les mandats donnés.

Voir aussi:


F.3) Mandats reçus

Un utilisateur autorisé de la société, en tant que mandataire, peut consulter et révoquer les mandats reçus d'un mandant.

Ce tableau ne reprend pas les mandats du tableau Mandats reçus à accepter.

Voir aussi:


G) Ajouter un mandat

Il est possible d'ajouter plusieurs mandats pour des mandataires différents.

Selon le domaine applicatif, le nombre de mandats actifs pour une même période peut être limité. Si le mandant propose des mandats à plusieurs mandataires simultanément, les mandats acceptés en premier lieu prévalent jusqu'à atteinte de la limite.

Voir aussi:


G.1) Désignation du mandataire

Pour attribuer un mandat, vous devez indiquer le dossier TVA principal du mandataire.

  • Un mandataire établi au Luxembourg agissant en tant que personne physique est identifié par son numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) et son numéro d'identification à la TVA luxembourgeoise ('LU' suivi de 8 chiffres).

  • Un mandataire établi au Luxembourg agissant en tant que personne morale est identifié par son matricule à 11 chiffre et son numéro d'identification à la TVA luxembourgeoise ('LU' suivi de 8 chiffres).

  • Un mandataire non établi au Luxembourg dispose d'autres identifiants qui vous sont communiqués par le mandataire.

Si le mandataire change de numéro de TVA, c'est-à-dire si le numéro de son dossier TVA principal change, le mandat reçu n'a plus d'effet et il pert l'accès aux démarches effectuées pour le compte de son client.


G.2) Période de validité

Le mandat peut être créé pour une période déterminée ou indéterminée. Le mandat est actif entre la période indiquée (bornes incluses). La période ne peut pas commencer au passé, mais elle peut se situer au futur. Il est possible de prolonger un mandat à tout moment.

Sans limitation de la période de validité du mandat, le mandataire pourra agir au nom du mandant tant que le mandant est assujetti à la TVA, même si, par exemple, le mandant n'utilisera plus les applications eTVA ou n'aura plus accès lui-même, par exemple, faute de disposer d'un certificat valide pour se connecter.

La période de validité du mandat est également indépendante de la validité de l'accès de l'assujetti.

Le mandat est valide du jour de début de validité de 00:00:00 jusqu'au jour de fin de validité 23:59:59.

Le mandataire, de son côté, peut visualiser les mandats qu'il a reçus, afin de surveiller l'expiration de son mandat.


G.3) Domaine applicatif

Le mandat n'est valide que pour le domaine applicatif indiqué.

Selon le domaine applicatif, des données supplémentaires peuvent être requises:


H) Révoquer un mandat

Avec la révocation d'un mandat actif, l'accès du mandataire relatif au domaine applicatif au nom et pour compte du mandant est supprimé. Le mandant et le mandataire peuvent révoquer un mandat sans avoir le consentement de l'autre partie. La suppression de l'accès sera seulement effective après la prise en compte par l'application cible en fonction des contraintes techniques.

Un mandat révoqué ne peut plus être réactivé.

Voir aussi:


I) Prolonger ou modifier un mandat

Il est possible de prolonger un mandat actif ou même expiré en modifiant sa date de fin de validité tout en respectant les contraintes de chevauchement par domaine applicatif avec d'autres mandats actifs en faveur du mandataire concerné.

Uniquement le mandant peut prolonger un mandat.

Voir aussi:


J) Limiter la période d'un mandat

La nouvelle date de fin de validité du mandat doit être une date postérieure ou égale à la date du jour. Pour supprimer l'accès du mandataire aux demandes le jour même, il est nécessaire de révoquer le mandat.

Voir aussi:


K) Supprimer un mandat

Il n'est pas possible de supprimer un mandat, il doit être révoqué par le mandant ou par le mandataire. Aussi un mandat devenant actif au futur (période de validité se situant au futur) peut être révoqué afin d'éviter qu'il devienne actif.


L) Questions et réponses

Voir aussi:


L.1) Comment changer le mandataire ?

Voir aussi:


L.2) Est-ce qu'il faut révoquer explicitement un mandat expiré ?

Il est recommandé de révoquer un mandat, même après expiration, afin d'éviter que le mandat soit réactivé par erreur en prolongeant la période de validité du mandat.


L.3) Le mandataire change de numéro intracommunautaire d'identification à la TVA ou de numéro d'identification national. Est-ce que le mandat est impacté ?

Oui. Les mandats sont liés au numéro intracommunautaire d'identification à la TVA (dossier principal) du mandataire. Après le changement de celui-ci, le mandataire n'a plus accès aux demandes créées sous l'ancien numéro intracommunautaire d'identification à la TVA. Pour continuer à profiter des services du mandataire, l'assujetti peut révoquer le mandat existant pour ce mandataire et il doit donner un nouveau mandat au mandataire en reprenant ses nouveaux identifiants.

Voir aussi:


L.4) Est-ce qu'un changement de forme juridique impacte les mandats ?

En cas de changement de forme juridique, l'assujetti se verra assigner un nouveau numéro d'identification national (matricule) et il devra demander un nouveau numéro intracommunautaire d'identification à la TVA auprès du bureau d'imposition de l'Administration de l'Enregistrement et des Domaines impliquant l'ouverture d'un nouveau dossier TVA. En attendant la finalisation de la clôture de l'ancien dossier TVA, il est possible de consulter et de gérer les mandats pour les deux dossiers TVA.

Les mandats donnés sous l'ancien numéro intracommunautaire d'identification à la TVA gardent leur validité. Toutefois, il peut s'avérer utile de donner également pouvoir au mandataire pour le nouveau dossier TVA moyennant un nouveau mandat.

Les mandats reçus sous l'ancien numéro intracommunautaire d'identification à la TVA perdent leur validité car seulement le nouveau numéro intracommunautaire d'identification à la TVA, c'est-à-dire celui du dossier TVA principal, est pris en considération. Il s'avère utile que le mandataire contacte ses clients en vue d'obtenir un nouveau mandat pour tous les dossiers TVA de ses clients en faveur du nouveau numéro intracommunautaire d'identification à la TVA.

Voir aussi:


L.5) Mon mandataire ne peut plus accéder à mon dossier, ni effectuer des démarches en mon nom et pour mon compte.

Pour trouver la source du problème, le mandataire peut accéder à sa gestion des mandats afin de vérifier le statut et la période de validité du mandat reçu par l'assujetti. L'assujetti peut aussi consulter la liste des mandats donnés.

En cas d'expiration d'un mandat, l'assujetti doit le prolonger.

Si le numéro intracommunautaire d'identification à la TVA du mandataire a changé ou son type de dossier a changé vers dossier TVA secondaire, les mandats deviennent aussi obsolètes et l'assujetti doit redonner son mandat pour le dossier TVA principal du mandataire.


L.6) L'utilisateur ne peut plus accéder à son dossier, ni effectuer des démarches, est-ce que le mandataire le peut encore ?

Oui. Tant que le mandataire a accès à l'application cible et dispose d'un mandat valide, il peut consulter le dossier de son client et effectuer les démarches supportées au nom et pour le compte de son client.

A noter que certaines opérations ne sont possibles que si la société de l'utilisateur est valablement inscrite à la TVA luxembourgeoise.


L.7) Est-ce que le mandataire peut révoquer son mandat ?

Oui, le mandataire peut également révoquer un mandat reçu. Toutefois il ne peut pas le modifier, notamment il ne peut pas prolonger la validité.


M) Informations liées


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Cette aide s'applique au portail de gestion des mandats à partir de la version 1.0.

Version de cette page: 2017-05-10-16



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