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Administration de l'Enregistrement et des Domaines

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Informations utiles liées aux systèmes eTVA et VAT Refund


Table des matières

Helpdesk eTVA

Déclarations électroniques et services électroniques

Prérequis pour l'accès

Accès aux systèmes eTVA / VAT Refund

Informations et aides



Helpdesk eTVA


Contact

Pour contacter le helpdesk eTVA ou le helpdesk VAT Refund, prière d'observer les points suivants afin de garantir un traitement optimal de votre requête.


Ordinateurs publiquement accessibles pour eTVA

laptops

L'administration met à disposition des administrés rencontrant des problèmes de configuration de leur ordinateur personnel deux ordinateurs pour accomplir les démarches électroniques (dépôt déclaration, consultation extrait de compte, VAT Refund).

Ces ordinateurs sont situés au bâtiment 1-3 avenue Guillaume à Luxembourg et sont disponibles pendant les heures d'ouverture de l'administration de 8 à 12 heures et de 13 à 17 heures. Prévoyez suffisamment de temps pour finaliser vos démarches avant la fermeture.

Informations complémentaires



Déclarations électroniques et services électroniques


Système eTVA-D (dépôt déclaration)

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Système eTVA-C (consultation compte)

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Système eTVA-M (Gestion des mandats)

L'Administration de l'Enregistrement et des Domaines met à disposition des assujettis à la TVA un portail de gestion des mandats. Ce portail permettra la gestion des mandats électroniques valables pour plusieurs applications en ligne de l'administration.

Le déploiement de ce service se fait en plusieurs étapes:

  1. Mandats pour la consultation de l'extrait de compte TVA (eTVA-C)

    Cette partie est en service.

    Pour consulter l'extrait de compte TVA en ligne de son propre dossier TVA, il faut disposer des droits de gestionnaire principal ou de gestionnaire.

    Pour consulter l'extrait de compte TVA en ligne d'un autre assujetti, il faut disposer d'un mandat électronique valide. Tout utilisateur du mandataire (gestionnaire principal, gestionnaire et utilisateur simple) peut alors consulter l'extrait de compte TVA en ligne du mandant.

    Le gestionnaire principal et les gestionnaires de l'assujetti peuvent gérer les mandats et proposer un mandat à un mandataire. Les utilisateurs simples ne peuvent que consulter les mandats donnés et les mandats reçus.

    Plus d'informations sur les droits des utilisateurs.

  2. Mandats pour VAT Refund

    Cette étape sera réalisée au cours du 4e trimestre 2017.

    Les mandats existants VAT Refund seront récupérés sans requérir une action de la part du mandant ou du mandataire.

  3. Mandats pour VAT MOSS

    Une date de réalisation n'est pas encore fixée.

Cette gestion des mandats est une généralisation des mandats VAT Refund avec les fonctions suivantes:

L'avantage pour l'administré est de disposer d'un portail pour la gestion de tous les mandats concernant les applications eTVA de l'administration.

Le principe que le mandat est à établir par le mandant, et donc que le mandant doit également disposer d'un accès eTVA aux applications en ligne de l'adminisation, est maintenu.

Il n'y a pas de mandat général valant pour toutes les applications en ligne de l'administration. Chaque mandat ne vaut que pour une seule application en ligne. Ainsi un mandat pour VAT Refund ne donne pas accès à l'extrait de compte en ligne du mandant.

Tous les utilisateurs des systèmes eTVA disposent automatiquement d'un accès au système eTVA-M.

Accès direct au système eTVA-M et à l'aide contextuelle du système.

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Système VAT Refund

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Informations sur le dépôt électronique obligatoire

Demande de remboursement de la TVA acquittée dans un autre Etat membre de l'Union Européenne

Déclarations en matière de TVA

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Vérification du dépôt électronique effectué

Le terme déclaration comprend tout document supporté par le système eTVA.

Les informations de ce chapitre sont un résumé des guides d'utilisateur relatifs au système eTVA.

Généralités

Transmission PDF

Après le dépôt d'une déclaration, il convient d'accéder le menu Suivi de la création et du dépôt des déclarations TVA à la rubrique Déclarations TVA.

Uniquement les déclarations en statut Déposée en couleur verte ont été acceptées par le système eTVA-D.

Les déclarations figurant en statut En Cours en couleur rouge contiennent une erreur et leur dépôt a été refusé par le système eTVA-D après l'utilisation du bouton Déposer. En cas de consultation de cette déclaration, un cadre rouge est placé autour du champ ne correspondant pas aux règles de validation fixées par l'administration. Ces règles sont publiées sous https://saturn.etat.lu/etva/formListServe.do.

Les déclarations figurant en statut En Cours en couleur noir sont toujours en cours de préparation et n'ont pas encore été déposées par utilisation du bouton Déposer.

Plus d'informations au Guide de l'utilisateur, page 11.

Guide de l'utilisateur.

Transmission XML

Après le dépôt d'une déclaration, il convient d'accéder le menu Statut des transmissions à la rubrique Transmission fichier.

Les règles de validation s'appliquant aux différents champs des déclarations sont publiées sous https://saturn.etat.lu/etva/formListServe.do.

Plus d'informations au Guide de l'utilisateur, page 6 à 10.

L'écran confirmant Le fichier a été transmis avec succès ne constitue en aucun cas un accusé de dépôt. L'écran confirme la réception du fichier XML et non la validation du contenu (les déclarations) du fichier. Cet écran vous invite d'ailleurs à consulter le menu Statut des transmissions pour voir le statut du fichier. L'écran est repris au Guide de l'utilisateur, page 5.

Guide de l'utilisateur.

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Dépôt d'une déclaration rectificative

Une déclaration déposée ne peut pas être supprimée du système informatique.

Déclaration mensuelle/trimestrielle en matière de TVA

Vous pouvez déposer plusieurs fois de suite ce type de déclaration. Le bureau d'imposition compétent pour le dossier de l'assujetti considère la dernière déclaration déposée. Si le bureau d'imposition a émis le bulletin avant le dépôt de la déclaration rectificative, il y a lieu de contacter le bureau d'imposition après le dépôt.

Si vous vous êtes trompés de période ou de formulaire, il convient de déposer la déclaration pour la bonne période et de déposer une nouvelle fois la déclaration correcte pour la période choisie par erreur.

Des informations détaillées sont reprises au guide d'utilisateur.

Déclaration annuelle en matière de TVA

Vous pouvez déposer plusieurs fois de suite ce type de déclaration. Le bureau d'imposition compétent pour le dossier de l'assujetti considère la dernière déclaration déposée. Si le bureau d'imposition a émis le bulletin avant le dépôt de la déclaration rectificative, il y a lieu de contacter le bureau d'imposition après le dépôt.

Des informations détaillées sont reprises au guide d'utilisateur.

Eventuellement il est nécessaire de transmettre les annexes modifiées directement au bureau d'imposition.

Etat récapitulatif

Par état récapitulatif, il faut comprendre l'état récapitulatif relatif aux livraisons intracommunautaires (LIC) et l'état récapitulatif relatif aux prestations intracommunautaires de services (PSI). Ces deux états récapitulatifs sont indépendants l'un de l'autre.

A l'encontre d'une déclaration mensuelle, trimestrielle ou annuelle en matière de TVA, il n'est pas possible de déposer une deuxième fois un état récapitulatif déjà déposé.

En cas de constatation d'erreurs sur un état récapitulatif déjà déposé, il y a lieu de compléter l'état des corrections (tableau III pour LIC, tableau II pour PSI) de la manière suivante:

Vous utilisez le formulaire pour la période la plus récente que vous avez déposé. Sur ce formulaire, le tableau I reste vide, le total est 0, pour LIC le tableau II reste également vide avec un total de 0. Les corrections sont indiquées sur l'état des corrections en indiquant la différence dans le montant et la période par rapport la correction s'opère. Il y a lieu de remplir l'année, le trimestre en cas de correction d'un état récapitatulatif trimestriel, le trimestre écourté en cas de correction d'un état récapitatulatif trimestriel écourté ou le mois en cas de correction d'un état récapitatulatif mensuel. Il n'est pas nécessaire de marquer un 0 dans les cases trimestre, trimestre écourté ou mois si cette case n'est pas adéquate.

Alternativement, vous pouvez attendre de signaler les corrections jusqu'à ce vous déposez l'état récapitulatif pour la prochaine période.

Cette même procédure est à appliquer si vous avez déposé un état récapitulatif pour la période concerncée et si vous constatez d'avoir oublié un ou plusiseurs numéros d'identification à la TVA d'un autre Etat membre. Si vous n'avez pas encore déposé un état récapitulatif pour la période concerné, il n'est pas possible de faire une correction, il faut d'abord déposer l'état récapitulatif avec les données.

Il est rappelé que chaque numéro d'identification d'un acquéreur intracommunautaire ne peut que figurer au maximum une fois par tableau de l'état récapitulatif. Si vous avez effectué plusieurs opérations avec cet assujetti, il convient d'indiquer le montant total de ces opérations.

Demande de remboursement VAT Refund

La correction d'une demande de remboursement dans le cadre de la directive 2008/9/CE est actuellement impossible et est prévue pour début janvier 2014. En attendant, il convient de contacter directement l'Etat membre du remboursement.

Les spécifications de la Commission européenne ne prévoient pas l'ajout d'acquisitions ou d'importations moyennant la correction d'une demande. Il est uniquement permis de modifier les données transmises ou bien de supprimer des acquisitions ou des importations.

Si vous avez oublié d'ajouter une acquisition ou une importation lors d'une période de remboursement précédente:

La décision d'accepter une ou plusieurs modifications transmises par demande corrective appartient à l'Etat membre du remboursement. L'Etat membre du remboursement peut égaler limiter le nombre de demandes correctives admises et fixer un délai de dépôt pour les demandes correctives.

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Prérequis pour l'accès


Pourquoi LuxTrust ?

Lorsque vous effectuez une démarche administrative par voie électronique, la sécurité est primordiale.

Les produits de la société LuxTrust s.a. permettent de s’assurer de l’identité du demandeur.

Par le biais d'un produit LuxTrust, vous disposez:

Pour toute question relative aux certificats électroniques, veuillez vous référer au site de LuxTrust ou contacter directement le centre de support de LuxTrust:

Tél. helpdesk: (+352) 24 550 550

E-mail helpdesk: helpdesk@luxtrust.lu

Lu-Ve de 8h00 à 18h00 et Sa de 9h00 à 17h00.

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Utilisation d'un certificat (professionnel) LuxTrust pour vous authentifier

Il est rappelé que l'obtention d'un certificat (professionnel) LuxTrust est soumis à l'authentification préalable de votre identité. Le certificat professionnel contient en supplément le nom et un identifiant (OU) de votre société que vous représentez. Toutefois tout acte validé par un certificat professionnel est sous la responsabilité du détenteur du certificat et non sous la responsabilité de la société indiquée. Dès lors, le certificat est strictement personnel et non transférable, ni transférable temporairement. Concernant l'utilisation d'un certificat (professionnel), les règles suivantes sont d'application:

Extrait des Conditions générales de vente de LuxTrust s.a. (document SALES020 v2.0): 3.5) LuxTrust se réserve le droit de Bloquer ou, à son choix, de Suspendre à tout moment et sans préavis le Service Souscrit dans les cas suivants, et les frais liés au Renouvellement éventuel du Service Souscrit seront supportés par: ... d) l'Utilisateur, en cas de Compromission, de suspicion ou de risque de Compromission d'une ou plusieurs composantes du Service Souscrit;

Pour tout renseignement concernant ces règles disponibles sous http://repository.luxtrust.lu/, adressez-vous à la société LuxTrust s.a..

Concernant l'utilisation d'un certificat (professionnel), la législation suivante est, entre autres, d'application:

L'utilisation d'un certificat (professionnel) d'une autre personne est équivalent à utiliser son identité. L'usurpation de nom peut être punie en vertu de l'article 231 du Code pénal: Quiconque aura publiquement pris un nom qui ne lui appartient pas sera puni d'un emprisonnement de huit jours à trois mois, et d'une amende de 251 euros à 3.000 euros, ou d'une de ces peines seulement.
Le détenteur du certificat (professionnel) ayant remis le support physique du certificat (smartcard ou signing stick) et le code PIN associé aura également une responsabilité à la commission du délit.
Dans le cadre d'utilisation de la signature (manuscrite ou électronique) d'une autre personne, il y a lieu de citer l'article 196 du Code pénal: Seront punies de réclusion de cinq à dix ans les autres personnes qui auront commis un faux en écritures authentiques et publiques, et toutes personnes qui auront commis un faux en écritures de commerce, de banque ou en écritures privées, en ce compris les actes sous seing privé électronique,
Soit par fausses signatures,
Soit par contrefaçon ou altération d'écritures ou de signatures,
Soit par fabrication de conventions, dispositions, obligations ou décharges, ou par leur insertion après coup dans les actes,
Soit par addition ou altération de clauses, de déclarations ou de faits que ces actes avaient pour objet de recevoir et de constater.

Mesures de précaution recommandées à adopter en relation avec les certificats LuxTrust

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Première commande d'un certificat professionnel LuxTrust (smartcard pro ou signing stick pro) pour l'accès au système eTVA


Avis aux personnes redirigées depuis le bon de commande LuxTrust

Les liens repris par LuxTrust sur leur bon de commande pour un produit professionnel LuxTrust sont INEXACTS.

Cette page reprend uniquement les modalités à observer si vous entendez utiliser ce certificat pour les applications en ligne de l'Administration de l'Enregistrement et des Domaines (consultation de l'extrait de compte TVA, VAT Refund, VAT MOSS, gestion des mandats AED).

Les modalités relatives au système eCDF du CTIE, entre autres pour le dépôt de la déclaration en matière de TVA, sont repris sous www.ecdf.lu - menu 'Accès eCDF' - sous-menu 'Premier accès' - lien 'Informations de remplissage'.

A la fin mai 2017, il n'y a pas encore eu correction des erreurs du bon de commande de LuxTrust alors que ces erreurs leur ont été signalées à plusieurs reprises depuis janvier 2017.


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Commande supplémentaire d'un certificat professionnel LuxTrust (smartcard pro ou signing stick pro) pour l'accès au système eTVA

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Certificat professionnel LuxTrust (carte à puce professionnelle (smartcard pro) ou signing stick pro)

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Accès aux systèmes eTVA / VAT Refund


Formulaires eTVA

Ces formulaires sont également disponibles en d'autres langues.

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Demande d'accès au système eTVA

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Droits eTVA des utilisateurs

Les droits des utilisateurs sont définis par le gestionnaire principal et par les gestionnaires moyennant l'outil de la gestion des accès CI.GUE.

Gestionnaire principal Gestionnaire Utilisateur simple
eTVA-D
Dépôt d'une déclaration oui oui oui
Consultation une déclaration déposée oui oui oui
eTVA-C
Consultation de son propre compte détaillé oui oui non
Requête de mise à jour des coordonnées oui oui non
Consultation d'un autre compte détaillé oui, avec mandat oui, avec mandat oui, avec mandat
eTVA-M
Gestion des mandats donnés oui oui non
Consultation des mandats donnés oui oui oui
Gestion des mandats reçus oui oui non
Consultation des mandats reçus oui oui oui
Modification de l'adresse e-mail de contact oui oui non
VAT Refund
Dépôt d'une demande de remboursement oui oui oui
Consultation d'une demande de remboursement oui oui oui
Gestion des mandats oui oui non
Modification du profil VAT Refund de l'assujetti oui oui non
CI.GUE
Ajout d'un utilisateur oui oui non
Modification d'un utilisateur oui oui non
Suppression d'un utilisateur oui oui non
Gestion des groupements oui oui non

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Gestionnaire principal

L'administration insiste que chaque utilisateur des systèmes eTVA et VAT Refund dispose d'un certificat professionnel LuxTrust émis à son nom et au nom de la société qu'il représente.

Il convient donc de commander des certificats professionnels LuxTrust pour les personnes utilisant effectivement le système eTVA ou le système VAT Refund et d'indiquer une de ces personnes comme gestionnaire principal.

La personne effectuant la saisie des données doit être identique à la personne s'étant authentifié par certificat LuxTrust à l'application.

Il n'est pas admissible que le détenteur d'un certificat remette son certificat au collaborateur faisant la saisie des données ou fasse la connexion intiale à l'application pour qu'un autre collaborateur procède à la saisie des données.

Plusieurs scénarios sont envisageables:

Les applications de l'administration ne tiennent pas compte des rôles des différents utilisateurs au sein de la société, notamment en ce qui concerne la saisie des données par un collaborateur et contrôle avec dépôt par son responsable.

Il n'existe aucune nécessité imposée par l'administration ni par la société émettrice des certificats que le certificat professionnel LuxTrust soit établi au nom du responsable de la société. Il convient d'acquérir un certificat professionnel LuxTrust pour les personnes suivantes:

L'accès aux systèmes eTVA et VAT Refund est strictement personnel, tout comme le certificat (professionnel) LuxTrust. La connexion aux systèmes eTVA ou VAT Refund doit obligatoirement se faire à l'aide de l'identité électronique de la personne effectuant les opérations dans les systèmes eTVA ou VAT Refund.

L'administration ne tolère en aucun cas l'utilisation commune d'un seul certificat professionnel LuxTrust par plusieurs personnes ainsi que l'utilisation d'un certificat professionnel LuxTrust émis à une autre personne physique que l'utilisateur des systèmes eTVA et VAT Refund.

Plus d'informations.

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Autorisation d'un accès à une autre personne

Comme indiqué aux chapitres précédents, l'accès aux systèmes eTVA et VAT Refund est strictement personnel. Pour se connecter à l'application en ligne, l'utilisateur doit disposer d'un certificat professionnel LuxTrust établi au nom de l'utilisation ayant la fonction de carte d'identité électronique. Tout certificat LuxTrust est également personnel en vertu des conditions générales de vente de la société émettrice.

La personne effectuant la saisie des données doit être identique à la personne s'étant authentifié par certificat LuxTrust à l'application.

Uniquement le gestionnaire principal indiqué sur le formulaire Demande d’autorisation pour le système eTVA par certificat professionnel LuxTrust et les utilisateurs déclarés gestionnaire peuvent autoriser l'accès à une autre personne aux systèmes eTVA et VAT Refund suivant la forme prescrite par l'administration.

La personne autorisée doit obligatoirement être détenteur d'un certificat professionnel LuxTrust établi à son nom et compatible au certificat du gesionnaire principal. Plus d'informations.

La personne autorisée est à ajouter dans l'application en ligne de gestion des accès. Plus d'informations.

Le gestionnaire principal peut exécuter les mêmes actions qu'un gestionnaire et les mêmes actions qu'un utilisateur standard. Il n'y a qu'un et un seul gestionnaire principal par compte eTVA. Le nombre de gestionnaires et d'utilisateurs standards n'est pas limité.

Plus d'informations aux chapitres Demande d'accès au système eTVA, Gestionnaire principal et Gestion des utilisateurs.

Ne sont pas autorisés et peuvent conduire à l'annulation ou l'annulation immédiate de l'accès äccordé au gestionnaire principal, y compris les accès autorisés par celui-ci, aux systèmes eTVA et VAT Refund en vertu des conditions particulières relatives au système eTVA (liste non exhaustive)

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Gestion des utilisateurs

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E-Mail de confirmation de votre accès au système eTVA

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Logiciels requis pour utiliser le système eTVA avec authentification par certificat professionnel LuxTrust

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Questions fréquentes et problèmes connus


Dernière mise à jour de cette page le 19-09-2017.
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