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Administration de l'Enregistrement et des Domaines

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Conditions générales et particulières - Allgemeine und besondere Bedingungen - General and special terms

Conditions particulières relatives au Système eTVA

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Version V 3.6 - 21/06/2016

L'Administration de l'Enregistrement et des Domaines (AED) en collaboration avec le Centre des technologies de l'information de l'état (CTIE) met à la disposition des assujettis un système de transmission à l'AED par la voie électronique des déclarations en matière de TVA, appelé « système eTVA ».

Avant d'y accéder, le déclarant doit introduire auprès de l'AED une demande d'autorisation et, en cas d’échange EDI / XML, avoir passé avec satisfaction une série de tests avec l'AED pour la transmission des déclarations par voie électronique.

En se connectant au système eTVA, l'utilisateur déclare accepter les conditions particulières, ainsi que les mises à jour ou modifications qui peuvent y être apportées par la suite par l’AED à tout moment. L'utilisation du système eTVA peut être soumise à des directives, décisions ou conditions supplémentaires. Ces directives, décisions et conditions supplémentaires sont réputées faire partie des conditions particulières. Le non-respect des conditions particulières entraîne le retrait immédiat de l'autorisation d'utiliser le système eTVA.

L'AED se réserve le droit de supprimer, de modifier ou d'ajouter des fonctionnalités, respectivement d'instaurer des limites tant particulières que générales aux diverses fonctionnalités.

Sont permises, d’une part, les transmissions en ligne des déclarations périodiques de TVA de l’année courante et des deux années précédentes ainsi que, d’autre part, les transmissions des déclarations annuelles de TVA et des états récapitulatifs de l’année courante et des cinq années précédentes. Le dépôt des autres formulaires prévus en matière de TVA ne sera possible qu'au fur et à mesure que ces fonctionnalités seront disponibles en ligne.

La transmission à l'AED par voie électronique des déclarations en matière de TVA ne peut se faire que sur base de fichiers dont le contenu, la structure et les normes techniques sont prescrits par le CTIE et l'AED.

Lors de chaque connexion au système eTVA, l’authentification du déclarant se fait par l'utilisation d’une carte à puce professionnelle ou d'un signing stick professionnel émis par la société LuxTrust S.A. qui contient un certificat (professionnel) pour déterminer l’identité du déclarant vis-à-vis du système eTVA.

L'identifiant "OU" (organizational unit) du certificat professionnel LuxTrust doit correspondre aux règles fixées par l'AED. Ces règles sont publiées sur site Internet de l'AED.

Tout déclarant, y compris le gestionnaire principal, est obligé de prendre les mesures nécessaires pour protéger le code PIN et toute autre donnée sensible liée à son certificat et d’avertir sans délai l’organisation émettrice du certificat quand il constate que ces éléments ont été divulgués, ou qu'un usage frauduleux a été effectué à l'aide de ces éléments.

Le déclarant reste seul responsable de l'usage fait de son certificat pour l'accès au système eTVA ou pour tout autre accès fait par son certificat et qui serait dû à sa négligence.

En cas de dépôt d’une déclaration au nom et pour le compte d’un assujetti autre que le détenteur du certificat avec laquelle le dépôt est fait, l’AED présume l’existence d’un mandat valable entre le déclarant et l’assujetti à l’exception d’une demande de remboursement VAT Refund pour laquelle un mandat électronique est requis. L'AED fixe la forme d'un mandat électronique.

Le déclarant assume l'entière responsabilité du dommage direct ou indirect qui résulte d'un accès ou d'une utilisation illicites, incorrects ou abusifs au/du système eTVA, ainsi que de telles tentatives, à la suite notamment du non-respect des consignes de sécurité et de faits de tiers.

Dans le cadre de la transmission par voie électronique des déclarations TVA et des états récapitulatifs par l'intermédiaire d'un ordinateur, l'utilisation des éléments d’authentification du déclarant équivaut à sa signature et atteste valablement qu'il est l'auteur de la transmission des fichiers. Cette disposition s'entend sous réserve d'éventuelles modifications ultérieures se rapportant à l'authentification du déclarant, conformément à la législation luxembourgeoise sur la signature électronique.

Les fichiers transmis au CTIE par voie électronique à l'aide du système eTVA font foi en cas de contestation des déclarations TVA et/ou états récapitulatifs contenus dans ces fichiers.

L'AED et le CTIE ne sont pas responsables des éventuels dysfonctionnements du système eTVA imputables soit à des défauts du réseau Internet, soit, d'une manière générale, à toute cause non directement imputable à l'AED ou au CTIE.

Les fichiers de retour tenus à la disposition du déclarant ne pourront être déchargés de l'Internet par celui-ci qu’à ses propres risques et périls. En aucun cas l'AED et le CTIE ne peuvent être rendus responsables d'une mauvaise réception ou de la nonréception de ces fichiers de retour.

L'AED et le CTIE n'assument aucune responsabilité, en cas de fonctionnement défectueux ou d'inadéquation du matériel du déclarant, en cas d'utilisation frauduleuse des données secrètes du déclarant, que ce soit par lui-même ou par un tiers et en cas de dommages survenus au matériel informatique de l'utilisateur ou aux données stockées sur ce matériel au cours ou après la connexion au système eTVA.

Le déclarant accède au système eTVA par les réseaux de communication de l'Internet. Il déclare connaître et accepter la nature, les performances techniques et les risques de l'Internet.

Il s'oblige à prendre les mesures nécessaires en vue d'éviter la transmission de virus notamment en équipant son système informatique d'un logiciel de détection de virus régulièrement mis à jour.

En cas de divergence entre la version française et la version allemande, la version française des conditions particulières fait foi.

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Besondere Bedingungen betreffend das System eTVA

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Version V 3.6 - 21/06/2016

Die "Administration de l'Enregistrement et des Domaines" (AED) in Zusammenarbeit mit dem "Centre des technologies de l'information de l'état" (CTIE) stellen den Steuerpflichtigen ein elektronisches übertragungssystem für die übermittlung der Mehrwertsteuererklärungen an die AED, genannt System eTVA, zur Verfügung.

Bevor dem Benutzer Zutritt zu dem System gewährt wird, muss er bei der AED einen Antrag einreichen und mit der AED im Falle von EDI / XML - übertragungen eine zufriedenstellende Testphase bezüglich der elektronischen Datenübermittlung abgeschlossen haben.

Allein durch die Herstellung einer Verbindung zum System eTVA erkennt der Benutzer die besonderen Bedingungen an, sowie deren nachfolgende Aktualisierung und änderungen. Die AED behält sich das Recht vor, die Bedingungen jederzeit zu ändern. Außerdem kann die Benutzung des Systems eTVA noch weiteren Richtlinien, Entscheidungen oder zusätzlichen Bedingungen unterworfen werden. Diese Richtlinien, Entscheidungen und zusätzliche Bedingungen gelten als Bestandteil der besonderen Bedingungen. Die Nichtbeachtung der einen oder anderen dieser besonderen Bedingungen bewirkt den Widerruf der Genehmigung zur Benutzung des Systems eTVA.

Die AED behält sich das Recht vor verschiedene Funktionalitäten des Systems abzuschaffen, zu ändern oder neue hinzuzufügen, beziehungsweise besondere oder allgemeine Begrenzungen der verschiedenen Funktionalitäten vorzunehmen.

Die elektronische übermittlung ist möglich für die periodischen Mehrwertsteuererklärungen des laufenden Jahres und der beiden letzten Jahre, sowie für die jährlichen Mehrwertsteuererklärungen und die zusammenfassenden Aufstellungen des laufenden Jahres und der fünf letzten Jahre. Die übermittlung anderer Mehrwertsteuerformulare kann erst zu dem Zeitpunkt erfolgen, wenn das System eTVA diese verschiedenen Funktionalitäten vorsieht.

Die elektronische übermittlung der Mehrwertsteuererklärungen an die AED erfolgt mittels Dateien deren Inhalt, Struktur und technische Normen von den Verwaltungen CTIE und AED vorgeschrieben sind.

Bei jeder Herstellung einer Verbindung zum System eTVA wird die Authentifikation des Benutzers mittels Benutzung einer professionellen Chipkarte oder eines professionellen Signing Sticks von LuxTrust, welche das professionelle Zertifikat enthält, stattfinden. Das Zertifikat wird zur Identifikation und Authentifikation des Benutzers gegenüber dem System eTVA benutzt.

Die Kennung "OU" (organizational unit) des professionellen Zertifikats von LuxTrust muss den von der AED festgelegten Regeln entsprechen. Diese Regeln sind auf der Internetseite der AED veröffentlicht.

Jeder Benutzer, der vom Hauptzugangsverwalter autorisierte Benutzer inbegriffen, trifft die nötigen Vorkehrungen, um die Geheimhaltung seines Zertifikats zu wahren und benachrichtigt sofort die Ausgabeorganisation des Zertifikats falls diese Geheimhaltung verletzt, beziehungsweise zu betrügerischen Zwecken missbraucht wurde.

Der Benutzer ist allein verantwortlich für die Nutzung seines Zertifikats welche sich aus der Herstellung einer Verbindung zum System eTVA ergibt, insofern die Authentifikation bei der Herstellung der Verbindung richtig erfolgte.

Im Falle einer Einreichung im Namen und für Rechnung eines anderen Mehrwertsteuerpflichtigen als dem Besitzer des Zertifikats, setzt die AED ein gültiges Mandat voraus, mit Ausnahme eines Erstattungsantrages VAT Refund welcher ein elektronisches Mandat voraussetzt. Die AED gibt die Form eines elektronischen Mandats vor.

Der Benutzer übernimmt die alleinige Verantwortung für direkte oder indirekte Schäden die durch unlauteren, falschen oder widerrechtlichen Zugang, beziehungsweise versuchtem Zugang zum System eTVA entstanden sind, insbesondere infolge der Nichtbeachtung der Sicherheitsmassnahmen oder auf Grund von Handlungen einer Drittperson.

Im Rahmen der übermittlung der Mehrwertsteuererklärungen und der zusammenfassenden Aufstellungen durch das System eTVA, entspricht die Benutzung der Identifikationselemente der Unterschrift des Benutzers und bestätigt rechtskräftig, dass er der Urheber der Datenübermittlung ist. Diese Bestimmung versteht sich unter Einschränkung von änderungen welche zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls vorgenommen werden in Bezug auf die Identifikation des Benutzers gemäss der luxemburgischen Gesetzgebung betreffend die elektronische Unterschrift.

Die Dateien die auf elektronischem Weg mit Hilfe des Systems eTVA an den CTIE übermittelt werden, sind maßgebend im Falle eines Einspruchs betreffend die in diesen Dateien enthaltenen Erklärungen und zusammenfassenden Aufstellungen.

Die Verwaltungen AED und CTIE tragen keine Verantwortung für eventuelle Funktionsstörungen des Systems eTVA welche auf Störungen des Internets oder im allgemeinen auf nicht der AED oder dem CTIE anzulastende Ursachen zurückzuführen sind.

Die Antwortdateien die dem Benutzer zur Verfügung gehalten werden, können von diesem nur auf sein eigenes Risiko vom Internet heruntergeladen werden. Die Verwaltungen AED und CTIE sind nicht verantwortlich für einen schlechten oder erfolglosen Empfang dieser Antwortdateien.

Die Verwaltungen AED und CTIE übernehmen keine Verantwortung bei fehlerhafter, beziehungsweise nicht kompatiblem elektronischem Material des Benutzers, betrügerischer Benutzung der geheimen Daten des Benutzers, durch ihn persönlich oder durch eine Drittperson und bei Auftreten eines Schadens an seinem elektronischen Material, oder an den auf diesem Material gespeicherten Daten, während oder nach der Benutzung des Systems eTVA.

Der Zutritt zum System eTVA erfolgt über das Internet. Der Benutzer erklärt die Grundlagen, technischen Leistungen und Risiken des Internets zu kennen und anzunehmen.

Der Benutzer verpflichtet sich, alle Maßnahmen zu ergreifen um die Verbreitung eventueller Viren zu verhindern, insbesondere mittels eines Antiviren Schutzprogramms, welches er regelmäßig auf den letzten Stand setzt.

Rechtsverbindlich sind nur die “Besonderen Bedingungen betreffend das System eTVA“ welche in französischer Sprache verfasst sind.

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Special terms and conditions for the eTVA system

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Version V 3.6 - 21/06/2016

The "Administration de l'Enregistrement et des Domaines" (AED) in collaboration with the "Centre des technologies de l'information de l'Etat" (CTIE) provides taxable persons access to an electronic system for the transmission of VAT returns to the AED, called "eTVA system".

Before accessing the system, the declarant is required to submit an application for authorisation to the AED, and, in case of transmissions in EDI/XML format, have successfully passed a series of tests with the AED with regard to the electronic transmission of statements.

By using the eTVA system, the user declares to accept the special terms and conditions as well as any update or change which may be made to the system by the AED at any time. The use of the eTVA system may be subject to directives, decisions or additional conditions. These directives, decisions and additional conditions are deemed to form part of the special terms and conditions. Failure to comply with the special terms and conditions will result in the immediate withdrawal of the authorisation to use the eTVA system.

The AED reserves the right to delete, change or add any functionality or to set limits to the various functionalities, whether of a particular or general nature. The following are accepted: on the one hand, online transmissions of periodic VAT returns for the current year and the previous two years and, on the other hand, transmissions of annual VAT returns and summary statements of the current year and the previous five years. The submission of other forms concerning VAT will only be possible once these functionalities have been made available online.

The online transmission of VAT returns to the AED can only be based on files whose content, structure and technical specifications have been approved by the CTIE and the AED.

At each connection to the eTVA system, the authentication of the declarant is validated through the use of a professional smartcard or signing stick issued by LuxTrust S.A. which contains a (professional) certificate that confirms the declarant's identity to the eTVA system.

The identifier "OU" (organisational unit) stored on the professional LuxTrust certificate must comply with the rules set by the AED. These rules are published on the website of the AED.

Each declarant, including the account manager, is required to take the necessary precautions to protect the PIN code and any other sensitive data in relation with the certificate and to immediately inform the issuer of the certificate if sensitive data has been disclosed, or if a fraud was committed with the help of this data.

The declarant shall remain solely liable for every access and use of the eTVA system with his certificate and for any other access with the certificate due to his negligence.

If a declaration has been submitted in the name and on behalf of a taxable person other than the holder of the certificate which was used to file the declaration, the AED will assume the existence of a valid mandate between the declarant and the taxable person except in the event of a VAT Refund application where an electronic mandate is required. The AED determines the form of electronic mandates.

The declarant is fully liable for direct or indirect damage resulting from fraudulent access to or illicit, wrongful or abusive use of the eTVA system as well as from such attempts, namely following a failure to comply with the safety instructions and resulting from the acts of third parties.

Within the framework of the electronic transmission of VAT returns and summary statements via a computer, the use of elements to authenticate the declarant is deemed to be equivalent to the declarant's signature and certifies that the declarant is at the origin of the transmission of the files. This provision may be subject to future changes regarding the authentication of the declarant, in accordance with the Luxembourg legislation on electronic signatures.

The files which are electronically submitted to the CTIE via the eTVA system will prevail in the event of a dispute concerning the VAT return and/or the EC sales lists contained in said files.

The AED and the CTIE cannot be held responsible for any malfunction of the eTVA system which has been caused by either a malfunction of the internet network, or, in general, by any cause which cannot be attributed to the AED nor to the CTIE.

Electronic files which are returned and made available to the user can only be downloaded from the internet at their own risk. The AED and the CTIE can under no circumstance be held responsible for incomplete or non-receipt of these files.

The AED and the CTIE can not be held responsible for any malfunction or unsuitability of the declarant's computer hardware, for the fraudulent use of the declarant's secret data, either by the declarant himself or by a third party, nor for any damage to the declarant's computer hardware or the data stored thereon during or after the connection to the eTVA system.

The declarant has to access the eTVA system via an internet communication channel. The declarant hereby declares to know and accept the nature, technical performance and risks of the internet.

The declarant hereby declares to take any necessary precaution to prevent the transmission of viruses, namely by using regularly updated antivirus software.

Legally binding are the "Special terms and conditions for the eTVA system" written in French language.


Dernière mise à jour de cette page le 19-09-2017.
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